AI Act Schulung: So erfüllen Unternehmen die KI-Schulungspflicht ab 2025

Seit dem 2. Februar 2025 sind Unternehmen in der EU verpflichtet, ihre Mitarbeitenden im Umgang mit KI-Systemen zu schulen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Artikel 4 der EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (KI-VO), dem sogenannten AI Act. Die Regelung betrifft nahezu jedes Unternehmen, das KI-Tools einsetzt – von ChatGPT im Marketing bis zu automatisierten Bewerbermanagementsystemen im HR-Bereich.

Doch was bedeutet diese Schulungspflicht konkret? Welche Unternehmen sind betroffen? Und wie lässt sich die Anforderung praktisch und rechtssicher umsetzen? Dieser Artikel liefert Ihnen einen faktenbasierten Überblick ohne Panikmache – mit konkreten Handlungsempfehlungen für HR-Verantwortliche und Compliance-Beauftragte.

Was ist die AI Act Schulungspflicht nach Artikel 4?

Die EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (Verordnung (EU) 2024/1689) ist seit August 2024 in Kraft. Artikel 4 der Verordnung regelt die sogenannte KI-Kompetenzpflicht und verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, sicherzustellen, dass „ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen.“

Was ist KI-Kompetenz?

Laut Artikel 3 Nr. 56 der KI-VO umfasst KI-Kompetenz:

• Fähigkeiten und Kenntnisse, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen
• Verständnis für Chancen und Risiken von KI
• Bewusstsein für mögliche Schäden, die durch KI verursacht werden können

Die Schulung soll dabei die technischen Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und den spezifischen Einsatzkontext der Mitarbeitenden berücksichtigen.

Quelle: EU AI Act, Artikel 4 und 3(56)

Wer ist von der KI-Schulungspflicht betroffen?

Die Schulungspflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 und betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen oder entwickeln – unabhängig von Größe oder Branche.

Betroffen sind:

Anbieter: Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln und unter eigenem Namen in Betrieb nehmen oder auf den Markt bringen.

Betreiber: Organisationen, die KI-Systeme eigenverantwortlich einsetzen, ohne sie selbst entwickelt zu haben.

Praktische Beispiele:

• Ein Unternehmen, das ChatGPT, Claude oder Gemini für Kundenkommunikation nutzt
• HR-Abteilungen, die CV-Parser oder Matching-Algorithmen im Recruiting einsetzen
• Marketing-Teams, die KI-gestützte Content-Tools verwenden
• Finanzabteilungen mit automatisierten Risikoanalysen

Wichtig: Schon die Nutzung gängiger KI-Tools wie Microsoft Copilot oder ChatGPT im betrieblichen Kontext fällt unter die Verordnung.

Quellen: IHK München zum AI Act, Haufe: Arbeitgeberpflicht KI-Kompetenz

Welche Konsequenzen drohen bei Nicht-Einhaltung?

Hier ist Klarheit wichtig: Ein Verstoß gegen die Schulungspflicht nach Artikel 4 ist derzeit nicht direkt mit Bußgeldern belegt. Artikel 99 der KI-VO, der die Sanktionen regelt, nennt keine direkten Strafen für die Nicht-Erfüllung der Schulungspflicht.

Was droht stattdessen?

1. Haftungsrisiken: Sollte durch fehlerhafte KI-Nutzung ein Schaden entstehen, könnte dies als Verstoß gegen die allgemeine Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers gewertet werden – besonders, wenn keine angemessene Schulung nachgewiesen werden kann.

2. Mittelbare Sanktionierung: Bei Nicht-Kooperation mit Aufsichtsbehörden oder fehlenden Nachweisen könnten indirekte Konsequenzen folgen (Art. 99 Abs. 5 KI-VO).

3. Reputationsschäden: Unternehmen, die ihre Compliance-Pflichten nicht erfüllen, riskieren Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern.

4. Wettbewerbsnachteile: Besonders in öffentlichen Ausschreibungen kann fehlende Compliance zum Ausschluss führen.

Wichtige Einordnung

Die Schulungspflicht ist als Best-Practice-Anforderung formuliert („nach besten Kräften“). Die EU-Kommission bestätigte am 20. Februar 2025, dass keine Zertifizierungspflicht besteht. Empfohlen wird jedoch die Dokumentation von Zeitpunkt und Teilnehmenden der Schulungen für Haftungsfälle.

Quellen: Härting Rechtsanwälte: KI-Verordnung Mitarbeiterschulung, IHK München: AI Act Webinar-Info

Wie können Unternehmen die Schulungspflicht erfüllen?

Die KI-VO gibt keine konkreten Schulungsinhalte oder -formate vor. Unternehmen haben damit Gestaltungsspielraum bei der Umsetzung. Empfohlen wird ein strukturiertes Vorgehen:

5-Schritte-Ansatz zur Umsetzung

Schritt 1: KI-Inventar erstellen Erfassen Sie alle im Unternehmen eingesetzten KI-Systeme systematisch:

• Welche Tools werden genutzt? (ChatGPT, Copilot, Recruiting-Software etc.)
• In welchen Abteilungen?
• Für welche Zwecke?
• Mit welcher Risikostufe?

→ Kostenlose EU AI Act Checkliste für Recruiting downloaden

Schritt 2: Bedarfsanalyse durchführen Identifizieren Sie, welche Mitarbeitenden geschult werden müssen und welchen Kenntnisstand sie haben:

• Wer arbeitet direkt mit KI-Systemen?
• Welche Vorkenntnisse existieren?
• Welche Risiken bestehen im jeweiligen Einsatzbereich?

Schritt 3: Schulungskonzept entwickeln Definieren Sie passende Schulungsformate je nach Zielgruppe:

• Basisschulungen für alle Mitarbeitenden mit KI-Kontakt
• Fachspezifische Trainings für intensive KI-Nutzer (z.B. HR, Marketing)
• Vertiefungsschulungen für Hochrisiko-Bereiche

Schritt 4: Schulung durchführen & dokumentieren

• Wählen Sie ein geeignetes Schulungsformat (intern, extern, online, Präsenz)
• Dokumentieren Sie Teilnahme, Inhalte und Zeitpunkt
• Erstellen Sie optional Teilnahmezertifikate als Nachweis

Schritt 5: Kontinuierliche Aktualisierung KI entwickelt sich schnell. Planen Sie regelmäßige Auffrischungen ein und passen Sie Schulungsinhalte an neue Entwicklungen an.

Quelle: IHK Köln: KI-Kompetenzpflicht

Welche Inhalte sollte eine AI Act Schulung abdecken?

Eine fundierte KI-Grundlagenschulung sollte folgende Themenbereiche umfassen:

Modul 1: KI-Grundlagen

• Was ist Künstliche Intelligenz?
• Wie funktionieren gängige KI-Systeme (LLMs, ML)?
• Unterschied zwischen verschiedenen KI-Typen
• Typische Anwendungsfälle im Unternehmenskontext

Modul 2: Der EU AI Act

• Aufbau und Zielsetzung der Verordnung
• Risikoklassifizierung (minimal, begrenzt, hoch, inakzeptabel)
• Verbotene KI-Praktiken nach Artikel 5
• Pflichten für Anbieter und Betreiber
• Hochrisiko-KI-Systeme (z.B. im Recruiting)

Modul 3: Rechtliche Rahmenbedingungen

• Datenschutz (DSGVO) im Zusammenhang mit KI
• Urheberrecht und KI-generierte Inhalte
• Transparenzpflichten
• Haftungsfragen

Modul 4: Risiken und Limits von KI

• Bias und Diskriminierung
• Halluzinationen und Unzuverlässigkeit
• Datenschutzrisiken
• Ethische Fragen

Modul 5: Praktischer Einsatz

• Sichere Nutzung von KI-Tools
• Prompting-Grundlagen
• Qualitätskontrolle von KI-Outputs
• Umgang mit sensiblen Daten

Quelle: GVW Rechtsanwälte: KI-Schulung Inhalte

Schulungsoptionen im Überblick

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, die Schulungspflicht zu erfüllen:

Option 1: Interne Schulungen

Vorteile: Individuell anpassbar, günstiger bei großen Teams

Nachteile: Hoher Vorbereitungsaufwand, keine externe Expertise, kein standardisiertes Zertifikat

Option 2: IHK- und Kammer-Schulungen

Vorteile: Etablierte Anbieter, regionale Verfügbarkeit

Nachteile: Oft teurer (400-800 EUR), Terminabhängigkeit Beispiele: IHK Köln, IHK München, IHK Rhein-Neckar

Option 3: Universitäre und Forschungseinrichtungen

Vorteile: Hohe fachliche Tiefe, wissenschaftlich fundiert

Nachteile: Meist teurer (500-2000 EUR), längere Kursdauer Beispiele: Fraunhofer-Institut, ZHAW

Option 4: Spezialisierte Schulungsanbieter

Vorteile: Flexibilität, Online-Formate, oft mit Zertifikat

Nachteile: Qualität variiert stark, Preise sehr unterschiedlich (99-1950 EUR)

Option 5: Rechtlich geprüfte Online-Schulungen

Vorteile: Skalierbar, zeitlich flexibel, rechtskonform, Zertifikat als Nachweis

Nachteile: Weniger Interaktion als Präsenzformate

Beispiel: Deutsches Institut für Künstliche Intelligenz (DIIFKI)

Die DIIF-KI AI Act Schulung als geprüfte Option

Das Deutsche Institut für Künstliche Intelligenz bietet eine vom Fachanwalt für IT-Recht Dr. Arno Malcher geprüfte Online-Schulung an, die speziell auf die Anforderungen des Artikel 4 KI-VO zugeschnitten ist.

Leistungsumfang

4 Module, 35 Lektionen:

1. KI-Grundlagen (verständlich erklärt für Nicht-Techniker)
2. EU AI Act im Detail (rechtliche Anforderungen)
3. Übersicht KI-Tools (praktische Anwendungen)
4. Rechte & Ethik (DSGVO, Urheberrecht, ethische Aspekte)

Besonderheiten:

• Multimedial: Vorlesefunktion, Videos, interaktive Übungen
• Praxisbezogen: Beispiele aus dem Unternehmensalltag
• Flexibel: Selbstbestimmtes Lerntempo
• Rechtssicher: Vom Fachanwalt für IT-Recht akkreditiert
• Zertifikat: Als Kompetenznachweis nach Abschluss

Preisgestaltung

• Einzellizenzen / Kleinstunternehmen: 299 EUR pro Person
• KMU (20-50 Lizenzen): 229 EUR pro Person
• Enterprise: Auf Anfrage
• 10% Rabatt mit dem Code KOOKU10 auf alle gebuchten Kurse

Rechtliche Bestätigung durch Dr. Arno Malcher: „Der KI-Grundlagenkurs des deutschen Instituts für Künstliche Intelligenz erfüllt die Compliance-Anforderungen der KI-VO hinsichtlich der Vermittlung von KI-Kompetenz und sensibilisiert Ihre Mitarbeiter für rechtliche und kommerzielle Risiken beim Einsatz von KI.“

→ Weitere Informationen zur DIIF-KI-Schulung

(Mit dem Code KOOKU10 erhalten Sie 10% auf alle gebuchten Kurse, sollten Sie sich für diesen Kurs entscheiden.)

Besonderheit: Hochrisiko-KI im Recruiting

Für HR-Abteilungen ist besonders relevant: KI-Systeme im Recruiting gelten laut AI Act als Hochrisiko-KI (Anhang III der Verordnung). Das betrifft:

• CV-Parser mit automatisierter Vorauswahl
• Matching-Algorithmen für Kandidaten
• Video-Interview-Auswertungssysteme
• Automatisierte Scorings oder Rankings

Zusätzliche Pflichten für Hochrisiko-KI im Recruiting

• CE-Konformitätsnachweis des Tool-Anbieters prüfen
• Transparenzpflicht: Bewerber müssen über KI-Einsatz informiert werden
• Menschliche Aufsicht: Finale Entscheidungen müssen von Menschen getroffen werden
• Bias-Testing: Trainingsdaten auf Diskriminierung prüfen
• Dokumentation: Ergebnisse mindestens 5 Jahre speichern
• Incident-Management: Schwere Vorfälle binnen 15 Tagen melden

→ Zum Download: Kostenlose 14-Punkte-Checkliste: EU AI Act im Recruiting

Quelle: EU AI Act, Anhang III; Kooku: AI Act im Recruiting

Praktische Checkliste: So setzen Sie die Schulungspflicht um

✅ Phase 1: Analyse (Woche 1-2)

• [ ] Alle genutzten KI-Systeme inventarisieren
• [ ] Betroffene Mitarbeitende identifizieren
• [ ] Risikoklassen der eingesetzten Systeme bestimmen
• [ ] Aktuellen Wissensstand ermitteln

✅ Phase 2: Planung (Woche 2-3)

• [ ] Schulungsbedarf pro Zielgruppe definieren
• [ ] Schulungsformat auswählen (intern/extern, online/präsenz)
• [ ] Budget und Zeitrahmen festlegen
• [ ] Verantwortlichkeiten klären

✅ Phase 3: Umsetzung (Woche 4-8)

• [ ] Schulungsanbieter beauftragen oder interne Schulung vorbereiten
• [ ] Mitarbeitende einladen und terminieren
• [ ] Schulungen durchführen
• [ ] Teilnahme dokumentieren

✅ Phase 4: Dokumentation (fortlaufend)

• [ ] Teilnahmezertifikate ausstellen
• [ ] Schulungsunterlagen archivieren
• [ ] Dokumentation für Compliance-Nachweis ablegen
• [ ] KI-Richtlinie im Unternehmen implementieren

✅ Phase 5: Kontinuität (halbjährlich/jährlich)

• [ ] Auffrischungsschulungen planen
• [ ] Neue Mitarbeitende schulen
• [ ] Schulungsinhalte aktualisieren
• [ ] Wirksamkeit evaluieren

Unterstützung bei der Umsetzung

Sie benötigen Unterstützung bei der Implementierung von AI Act-konformen Prozessen in Ihrem Recruiting oder HR-Bereich?

Kooku Recruiting bietet spezialisierte Beratung:

• KI-Inventarisierung für HR-Prozesse
• Risikobewertung von Recruiting-Tools
• Prozessoptimierung für AI Act-Compliance
• Schulungskonzepte für HR-Teams
• Datengetriebene Recruiting-Strategien

→ Mehr erfahren über Kooku Consulting

Fazit: Pragmatisch und rechtssicher handeln

Die AI Act Schulungspflicht ist seit Februar 2025 Realität – aber kein Grund zur Panik. Die Verordnung ist bewusst flexibel gestaltet und gibt Unternehmen Gestaltungsspielraum bei der Umsetzung.

Wichtige Kernpunkte:

✅ Betroffenheit klären: Inventarisieren Sie Ihre KI-Tools und identifizieren Sie betroffene Mitarbeitende.

✅ Angemessen schulen: Wählen Sie Schulungsformate, die zu Ihrer Organisation passen – intern oder extern.

✅ Dokumentieren: Halten Sie Schulungen nachweisbar fest, um Haftungsrisiken zu minimieren.

✅ Kontinuität sichern: Planen Sie regelmäßige Aktualisierungen ein.

✅ Rechtssicherheit: Bei Hochrisiko-KI (z.B. Recruiting) sollten Schulungen rechtlich fundiert sein.

Die Schulungspflicht ist mehr als eine Compliance-Anforderung – sie ist eine Chance, Ihre Mitarbeitenden fit für die KI-Zukunft zu machen und gleichzeitig Risiken zu minimieren.

Nächste Schritte

1. Kostenlose Checkliste herunterladen → EU AI Act Checkliste für Recruiting (14 Punkte + RACI-Matrix)

2. Schulung durchführen → DIIF-KI KI-Grundlagenkurs (vom Fachanwalt akkreditiert)

3. Beratung anfragen → Kooku Consulting: AI Act-Compliance im HR-Bereich

Über Kooku Recruiting

Dieser Artikel wurde erstellt von Kooku Recruiting, Ihrem Partner für datengetriebenes, KI-gestütztes und rechtskonformes Recruiting. Mit über 10 Jahren Erfahrung und mehr als 200 begleiteten Kunden unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre HR-Prozesse zu optimieren und zukunftssicher aufzustellen.