Recruiting ist heute stärker denn je datengetrieben. Recruiting KPI’s (Key Performance Indicators im Recruiting) helfen dir, die Effektivität und Effizienz deiner Personalbeschaffung messbar zu machen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Inhalt
Warum sind Recruiting KPI’s entscheidend?
Recruiting KPI’s geben dir wertvolle Einblicke in den Erfolg deiner Recruiting-Maßnahmen. Sie beantworten zentrale Fragen wie:
- Wie effizient läuft dein Recruiting-Prozess?
- Wo sind Optimierungen möglich?
- Wie variieren Recruiting KPI’s zwischen Branchen und Positionen?
Durch kontinuierliche Messung und Analyse kannst du gezielt Schwachstellen beheben und deine Recruiting-Strategie optimieren.
Zur Sache: Was sind die 7 wichtigsten Recruiting KPI’s?
Hier kommen also die 7 wichtigsten KPI’s, die wir im Recruiting Alltag über die letzten 10 Jahre als Agentur identifiziert haben als wesentliche Erfolgsfaktoren für den Recruiting-Prozess:
1. Time-to-Hire
Die Time-to-Hire misst die Dauer von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung.
Branchendurchschnitt: 40 Tage; Tech-Unternehmen erreichen oft 30 Tage oder weniger.
Optimierungstipps: Nutze automatisierte Bewerbermanagement-Systeme wie Workable oder Recruitee, um den Prozess zu beschleunigen.
2. Cost-per-Hire
Die Cost-per-Hire gibt an, wie viel du durchschnittlich investierst, um eine Stelle zu besetzen.
Branchendurchschnitt: etwa 4.000€ pro Einstellung in Deutschland.
Optimierungstipps: Effiziente Recruiting-Kanäle wie Mitarbeiterempfehlungen und Active Sourcing einsetzen.
3. Quality-of-Hire
Die Qualität der eingestellten Mitarbeiter zeigt, wie gut neue Mitarbeiter langfristig im Unternehmen performen.
Optimierungstipps: Präzise Anforderungsprofile erstellen und strukturierte Interviewmethoden nutzen.
4. Offer-Acceptance-Rate
Diese Recruiting KPI misst, wie viele Kandidaten ein Angebot annehmen.
Optimierungstipps: Attraktive Vergütungspakete und eine herausragende Candidate Experience sicherstellen.
5. Channel Effectiveness
Diese Kennzahl zeigt die Effizienz einzelner Recruiting-Kanäle.
Optimierungstipps: Analysiere regelmäßig die Performance verschiedener Kanäle und fokussiere dich auf die effektivsten.
6. Candidate Experience
Diese Recruiting KPI ann durch eine automatisierte Umfrage innerhalb oder nach dem Bewerbungsprozess erfasst werden (z.B. mit Tools wie SurveyMonkey oder LamaPoll als NPS-Score und gibt Auskunft über die Zufriedenheit der Bewerber mit dem Recruitingprozess. Einige gute ATS bieten das aber auch schon mit an.
Optimierungstipps: Transparente Kommunikation, schnelle Rückmeldung und persönlicher Kontakt während des gesamten Prozesses.
7. Retention Rate
Anteil der Mitarbeiter, die nach einer definierten Zeitspanne noch im Unternehmen sind.
Optimierungstipps: Verbessere Onboarding-Prozesse und führe regelmäßige Feedbackgespräche.
Wie die Berücksichtigung von Recruiting KPI’s in der Praxis hilft – Best Practices & Case Studies von Kooku
Einige unserer ausgewählten Projekte zeigen, wie wichtig die Betrachtung und Nachverfolgung der KPIs ist:
Aedifion: Effizienzsteigerung durch gezielte Recruiting KPIs
Aedifion benötigte schnell qualifizierte Mitarbeitende im Sales-Bereich. Durch gezielte KPIs wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Offer-Acceptance-Rate konnten wir den Prozess optimieren:
Time-to-Hire wurde von 45 auf 28 Tage reduziert.
Cost-per-Hire sank um 20 %, dank gezielter Nutzung erfolgreicher Kanäle.
Offer-Acceptance-Rate stieg auf beeindruckende 85 %.
arztkonsultation: Langfristige Recruiting-Strategie mit KPI-Fokus
Für arztkonsultation entwickelten wir eine langfristige Strategie mit kontinuierlicher KPI-Analyse:
Retention Rate stieg durch verbessertes Onboarding auf 90 %.
Quality-of-Hire lag nach sechs Monaten bei 95 %, gemessen durch Performance-Reviews.
Channel Effectiveness zeigte eine 30 % höhere Bewerberqualität dank gezielter Kanalauswahl.
askDANTE: Erfolgreiches Social Recruiting mit KPIs
askDANTE setzte auf Social Recruiting und konnte durch KPIs klare Erfolge verbuchen:
Response Rate stieg auf 40 %.
Conversion Rate wurde auf 25 % erhöht.
Candidate Engagement verbesserte die Candidate Experience merklich.
GASAG-Gruppe: Interim Recruiting effizient gestaltet
Durch den KPI-Fokus konnte die GASAG-Gruppe schnell und effizient agieren:
Time-to-Hire lag bei nur 25 Tagen.
Cost-per-Hire konnte um 15 % gesenkt werden.
Candidate Experience verbesserte sich um 30 %, was zur höheren Zufriedenheit der Bewerber führte.
LIfBi: Spezialisten gezielt ansprechen und gewinnen
Das Leibniz-Institut für Bildungsverläufe (LIfBi) stand vor der Herausforderung, komplexe IT-Rollen zu besetzen:
Time-to-Hire konnte trotz hoher Anforderungen auf 35 Tage reduziert werden.
Quality-of-Hire gewährleistete langfristige Mitarbeiterbindung.
Offer-Acceptance-Rate erreichte eine beeindruckende Quote von 90 % durch gezielte individuelle Ansprache.
> Hier geht’s zu den ausführlichen Erfolgsgeschichten von Kooku >>
Bonus: Unsere 3 wichtigsten Recruiting KPI’s für das Active Sourcing
Active Sourcing benötigt in der Regel nochmal speziellere, mehr operative KPIs, die sich direkt überwachen lassen, um schnell den Prozess der Ansprache optimieren zu können, so z.B. die Ansprache oder die Interviewführung.
Response Rate: Anteil der Kandidaten, die auf deine Ansprache reagieren. Eine starke Response Rate liegt bei über 30%.
Conversion Rate: Anteil der Kandidaten, die nach dem ersten Kontakt tatsächlich in den Recruitingprozess übergehen.
Candidate Engagement: Intensität der Interaktionen und Qualität der Beziehungen während des Active Sourcings.
Für konkrete Optimierungsstrategien empfehlen wir den Download unserer Active Sourcing Bibel (hier geht’s zum kostenlosen Download) mit praktischen Tipps und Tricks aus unserem Agentur-Alltag.
Tools und Technologien im Recruiting KPI Management
Unser Kooku Recruiting Dashboard ermöglicht das präzise Tracking operativer KPIs in Echtzeit, sodass wir Projekte optimal feinjustieren können. Es bietet:
- Wöchentliche KPI-Reportings
- Frühzeitige Identifikation von Optimierungspotenzialen
- Transparente, datenbasierte Zusammenarbeit
Als ATS nutzen wir Workable (gut für Agenturen), aber Recruitee / Tellent können wir aufgrund der einfachen Einrichtung und der hervorragende Übersichtlichkeit unseren Kunden immer nur empfehlen. Für eine erste Beratung zum Kandidatenmanagement-System, empfehlen wir unseren komplett kostenlosen Mini-Workshop „Recruiting Health Check„
Recruiting KPIs im Branchenvergleich
Recruiting KPIs variieren stark zwischen Branchen wie Tech, Sales, Marketing, Finance und Engineering. Tech-Unternehmen fokussieren oft auf Schnelligkeit und Candidate Engagement, während Finance-Positionen besonders auf nachhaltige Mitarbeiterbindung ausgerichtet sind.
Wenn du wissen möchtest, wie deine offenen Positionen zu bewerten sind, mache hier den kostenlosen online Bewerbermarkt-Check.
Fazit & Handlungsempfehlungen
Recruiting KPIs sind der Schlüssel für effektives und nachhaltiges Recruiting. Nutze diese Kennzahlen konsequent, um Schwachstellen zu beheben und Prozesse stetig zu verbessern.
Möchtest du mehr erfahren? Kontaktiere uns gerne für einen kostenlosen und individuellen Recruiting Health Check oder vertiefe dein Wissen mit unseren weiterführenden Blog-Artikeln.
Strategisches Recruiting mit System.
Recruiting Beratung von Kooku
Mit unserem Service Kooku Consult bringen wir Struktur, Daten und Klarheit in deine Recruiting-Prozesse. Gemeinsam analysieren wir deine aktuelle Situation, definieren relevante Recruiting KPIs und entwickeln individuelle Strategien für nachhaltiges Wachstum. Ob für bessere Prozesse, mehr Automatisierung oder klare Entscheidungen auf Basis echter Daten – wir machen Recruiting planbar.
Beratung, die wirkt. Praxisnah. Effizient. Menschlich.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Recruiting KPI's
Hier findest du ein paar schnelle Antworten auf deine möglichen Fragen zum Starten mit KPI-getriebenen Recruiting:
Beim Einstieg in die datengetriebene Rekrutierung sind vor allem Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Channel Effectiveness entscheidend. Diese Recruiting KPIs liefern erste klare Erkenntnisse über die Effizienz deiner Prozesse und helfen bei der Priorisierung von Maßnahmen.
Recruiting Effizienz lässt sich verbessern, indem du regelmäßig KPIs wie Time-to-Hire, Response Rate und Candidate Engagement analysierst. So erkennst du, wo Prozesse stocken, und kannst gezielt Automatisierung oder optimierte Kommunikationsschritte einsetzen.
Die optimale Anzahl an KPIs für das Recruiting liegt bei etwa 5–7 Kennzahlen. Zu viele Werte führen zu Intransparenz, während eine fokussierte Auswahl – z. B. aus Time-to-Hire, Quality-of-Hire und Offer-Acceptance-Rate – einen klaren Überblick über deine Recruiting Effizienz bietet. Wichtig ist die Auswahl guter Tools, die diese KPI’s auch überwachen können.
Bei Tech-Rollen ist Rückmeldquote in der Direktansprache oft meist kritisch, während im Sales-Bereich die No-Show-Rate in den Interviews und der Cultural Fit im Fokus stehen. Recruiting KPIs müssen daher branchenspezifisch interpretiert und gewichtet werden.
Candidate Engagement ist ein unterschätzter, aber zentraler Recruiting KPI – vor allem im Active Sourcing. Er zeigt, wie intensiv Kandidaten mit deinem Prozess interagieren zeigt, wie gut du die Kandidaten-Person verstanden hast.
Zur Erhebung und Auswertung deiner Recruiting KPIs solltest du für dein Unternehmen auf jeden Fall ein passendes ATS nutzen wie Recruitee (einfach und übersichtlich), Workable (umfangreich und bewährt) oder individuelle Dashboards wie das von Kooku entwickelte, das speziell auf operative KPIs zugeschnitten ist.
Recruiting KPIs sollten mindestens monatlich, idealerweise aber wöchentlich überprüft und in die Steuerung einbezogen werden – vor allem in der Direktansprache. So kannst du schnell auf Veränderungen reagieren, Bottlenecks erkennen und die Recruiting Effizienz kontinuierlich verbessern.
