Termin buchen
EU-AI-Act-Checkliste für Recruiting von Kooku

EU AI Act im Recruiting: Was HR jetzt wissen muss

Der EU AI Act ist das erste EU-Gesetz, das KI nach Risiko­klassen einstuft. Alle Tools, die Einstellungs- oder Beförderungs­entschei­dungen vorbereiten, gelten als High-Risk und müssen ab 2025/26 strenge Vorgaben zu Transparenz, Bias-Kontrolle und mensch­licher Aufsicht erfüllen.

Jetzt Checkliste downloaden

Inhalt

Warum der EU AI Act das Recruiting verändert

  • Hohe Bußgelder: Verstöße können bis zu 35 Mio. € oder 7 % des globalen Jahres­umsatzes kosten.*

  • Recruiting = High-Risk-Kategorie: Lebens­verändernde Entschei­dungen (Einstellung, Ablehnung, Beförderung) sind besonders reguliert.*

  • Extraterritoriale Wirkung: Auch Nicht-EU-Unternehmen sind betroffen, wenn ihre Tools Bewerber:innen in der EU bewerten.

Zeitplan & Fristen

DatumMeilenstein
12. Juli 2024Veröffentlichung im EU-Amtsblatt
01. Aug 2024Formales Inkrafttreten
Aug 2025Erste Pflichten für Basis-Modelle (z. B. GPT-Klasse)
Feb 2026High-Risk-Pflichten für Recruiting-Tools verbindlich
Aug 2026Vollständige Anwendung & Bußgeldregime

High-Risk-Einstufung & verbotene HR-Use-Cases

ZulässigHigh-Risk (streng reguliert)Verboten
Chatbots, die nur informierenCV-Matching, Ranking, Video-Scoring, KI-basierte Pre-ScreeningsEmotion-Erkennung zur Eignungs­beurteilung, Social Scoring

Merke: Sobald ein Tool automatisiert „geeignet/ungeeignet“ entscheidet, fällt es in den High-Risk-Bereich. Emotion-Tracking oder Social Scoring sind prinzipiell untersagt.

 

Ihre 7 Pflicht-Bausteine (Checkliste)

  1. KI-Tool-Inventar anlegen (Zweck, Datenarten, Anbieter).

  2. Risiko-Analyse & CE-Nachweis jedes Tools prüfen.

  3. Daten-Governance: Trainings­daten auf Repräsentativität & Bias testen.

  4. Transparenz: Bewerber:innen klar mitteilen, dass KI eingesetzt wird – inkl. Fairness-Begründung.

  5. Menschliche Aufsicht definieren: Wer darf KI-Entscheidungen anpassen oder stoppen?

  6. Logging & Incident-Plan: Ergebnisse mind. fünf Jahre speichern; schwere Vorfälle binnen 15 Tagen melden.

  7. Schulungen & jährliches Audit: Bias-Awareness, Tool-Kompetenz, Compliance-Report aktualisieren.

EU-AI-Act-Checkliste für Recruiting von Kooku

Kostenlose AI-Act-Compliance-Checkliste

PDF (2 Seiten) – 14 Aufgaben + Verantwortlichkeits-Matrix.
👉 Jetzt herunterladen und einfach ab­haken: EU AI-Act-Checkliste kostenlos

Tiefer einsteigen: Was der EU-AI-Act konkret für Recruiting-Software bedeutet — und was ein „Bias-Audit“ wirklich umfasst

1 | Warum Recruiting-Tools als High-Risk-KI eingeordnet sind

  • Annex III des EU-AI-Acts stuft KI-Systeme in den Bereichen „Einstellung, Beförderung oder Kündigung von Personen“ sowie “Bewertung von Bewerbern” ausdrücklich als High Risk ein. Damit fallen ATS-Matching-Algorithmen, automatisierte CV-Parser und Video-Assessments unter die strengsten Pflichten des Gesetzes Künstliche Intelligenz Gesetz EU.

  • Für High-Risk-Systeme gelten ab Inkrafttreten (2 Aug 2026) verbindliche Vorgaben zu Risk-Management, Daten-Governance, Transparenz, technischer Dokumentation und menschlicher Aufsicht (Kapitel III, Art. 9-15) futurium.ec.europa.eu.

  • Verstöße werden mit Geldbußen von bis zu 35 Mio. € oder 7 % des Welt­umsatzes geahndet Taylor Wessing Reuters.

2 | Was genau verlangt der Bias-Audit nach Art. 10?

Artikel 10 verpflichtet Anbieter und Betreiber, ihre Trainings-, Validierungs- und Test-Datensätze systematisch auf Verzerrungen und Diskriminierungsrisiken zu prüfen und zu dokumentieren Künstliche Intelligenz Gesetz -  EUScienceDirect.

Audit-BausteinKurzbeschreibungTypische Evidenz
Daten-MappingHerkunft, Repräsentativität & Vollständigkeit aller Trainings-/Evaluierungs-Daten offenlegenData-Sheet, Schema-Diagramm
Bias-ScreeningStatistische Checks auf Under-/Over-Representation (z. B. Gender, Age, Ethnie)Demografie-Report, p-Value-Tests
Mitigation-PlanMaßnahmen zur Korrektur erkannter Verzerrungen (Re-Sampling, Re-Weighting, Fairness-Constraints)Versionierte Jupyter-Notebooks / Audit-Log
Performance & Fairness KPIDokumentation von Accuracy-, F1-, und Fairness-Metriken (z. B. Equal Opportunity Diff.)Benchmark-Tabelle
Continuous MonitoringPost-Market-Plan für Drift-Erkennung & jährliche Re-AuditsMonitoring-Dashboard, Ticket-Protokoll

Praxis-Tipp: Art. 10(5) ermöglicht sogar die Verarbeitung sensibler Daten (“special categories”) ausschließlich zur Bias-Korrektur, sofern strenge Schutz­maßnahmen greifen *Computer Law & Security Review: The International Journal of Technology Law and Practice.

Zusammengefasst: Warum der EU AI Act das Recruiting verändert

Grafik: Warum der EU AI Act das Recruiting verändert

Praxis-Case: wie Kooku einen Pilot-Audit in nur 28 Tagen durchgeführt hat

Unternehmen: Deutscher Mittelständler (Logistik, 750 MA)

Ausgangslage: ATS mit automatischem Ranking & Video-Scoring

Roadmap:

  • Tag 1-5 Inventar + Bias-Test

  • Tag 6-10 CE-Nachweise einholen

  • Tag 11-15 Transparenz-Texte in Stellen­anzeigen

  • Tag 16-24 Oversight-Workflow + Logging

  • Tag 25-28 Schulung & Abschluss-Audit

Ergebnis: Audit-Report erfüllt AI-Act-Pflichten; zusätzlich -18 % Time-to-Hire dank klarer Oversight-Wege.

Nächste Schritte mit Kooku - Ihrem professionellen Recruiting-Berater

  1. Needs-Assessment (30 Min) – kostenloser Schnell-Check Ihrer Recruiting-Prozesse auf mögliche Schwachstellen.

  2. Nach Bedarf: AI-Act Pilot-Audit – 4-Wochen-Programm inkl. Bias-Test & Oversight-Setup.

  3. Nach Bedarf: Data-Driven Recruiting – KPI-Dashboard & Automations-Roadmap. Jetzt mehr erfahren über unser Beratungsangebot!

Strategisches Recruiting mit System.

Recruiting Beratung von Kooku

Mit unserem Service Kooku Consult bringen wir Struktur, Daten und Klarheit in deine Recruiting-Prozesse. Gemeinsam analysieren wir deine aktuelle Situation, definieren relevante Recruiting KPIs und entwickeln individuelle Strategien für nachhaltiges Wachstum. Ob für bessere Prozesse, mehr Automatisierung oder klare Entscheidungen auf Basis echter Daten – wir machen Recruiting planbar.
Beratung, die wirkt. Praxisnah. Effizient. Menschlich.

Hier klicken für mehr Infos und Kontaktmöglichkeiten

FAQ zum EU AI Act im Recruiting

Welche HR-Tools gelten als High-Risk?

Alle Systeme, die Empfehlungen oder Entschei­dungen über Einstellung, Beförderung oder Kündigung treffen – z. B. Lebens­lauf-Parser, Matching-Algorithmen, Video-Scoring.

Brauche ich als Arbeitgeber eine CE-Kennzeichnung?

Nein, aber Sie müssen nachweisen, dass Ihr Tool-Anbieter eine CE-Konformität erlangt hat und weiterhin erfüllt.

Was droht bei Verstößen?

Bußgelder bis 35 Mio. € bzw. 7 % des globalen Jahres­umsatzes und mögliche Schaden­ersatz­klagen von Bewerber:innen.

Gilt der AI Act auch für Nicht-EU-Firmen?

Ja, sobald KI-gestütztes Recruiting europa­bezogene Daten verarbeitet oder EU-Bewerber:innen bewertet.

Welche Dokumentations­pflichten nach EU AI Act treffen Personalabteilungen konkret?

HR-Teams müssen einen kontinuierlichen Risiko­management-Prozess nach Art. 9 führen, Bias-Analysen und Logs mindestens fünf Jahre aufbewahren sowie jederzeit eine Konformitäts­erklärung des KI-Anbieters vorlegen können.

Ab wann gilt der EU AI Act für Bewerbermanagement­systeme (ATS)?

Für High-Risk-Tools wie ATS mit automatischem Ranking greifen die Pflichten spätestens ab Februar 2026. Unternehmen sollten jedoch 2025 mit Audit und Lieferanten-Due-Diligence starten, um alle Fristen einzuhalten.

Müssen Recruiter und Recruiterinnen geschult werden, wenn KI eingesetzt wird?

Ja. Art. 14 verpflichtet Unternehmen, Mitarbeitende in Bias-Erkennung, Oversight und Transparenz zu schulen – idealerweise jährlich und dokumentiert im Compliance-Report.

Wie wirkt sich der AI Act auf die Time-to-Hire aus?

Richtig umgesetzt verkürzt sich die Time-to-Hire häufig, weil klare Oversight-Prozesse Entscheidungen schneller machen. Unsere Pilotprojekte zeigen im Schnitt -18 % Time-to-Hire nach Audit und Daten­aufbereitung.

Gilt das Gesetz auch für extern beauftragte Headhunter und RPO-Dienstleister?

Ja. Der AI Act unterscheidet zwischen „Providers“ (Tool-Anbieter) und „Deployers“ (Nutzende). Wenn Headhunter KI-Systeme einsetzen, sind sowohl Agentur als auch Auftraggeber für Compliance verantwortlich.

Welche Bußgelder bei Verstößen drohen speziell im Recruiting-Kontext?

Bei missbräuchlicher oder nicht konformer Nutzung von High-Risk-KI drohen Strafen bis 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes – plus Schaden­ersatz­forderungen durch Kandidaten und Kandidatinnen.

Gibt es eine kostenlose EU-AI-Act-Checkliste für HR?

Ja. Sie können unsere 14-Punkte-Checkliste mit RACI-Matrix gratis herunterladen und sofort prüfen, ob Ihre Recruiting-Tools AI-Act-ready sind. (→ EU AI-Act-Checkliste kostenlos herunterladen)

Weitere Blogartikel von Kooku
Blogartikel teilen:
Was ist der Unterschied zwischen einem Freelance Recruiter und einer Recruiting Agentur?
Recruiting Agentur vs. Freelance Recruiter: Wann passt welche Lösung am besten?

In einer immer stärker umkämpften Arbeitswelt suchen Unternehmen nach Lösungen, um schnell und effizient neue Talente zu gewinnen. Doch welches Modell passt besser zu deinem Bedarf? Während ein Freelance Recruiter punktuell unterstützen kann, bietet eine Recruiting Agentur oft ein breiteres Kompetenzspektrum und langfristige Zusammenarbeit. Dabei geht es nicht nur um die reine Vermittlung passender Kandidat*innen, sondern häufig auch um strategische Beratung, Prozessoptimierung und ein stärkeres Netzwerk. Wenn du mehr über Vor- und Nachteile beider Ansätze erfahren möchtest und wissen willst, wie du die beste Lösung für dein Unternehmen findest, lies weiter – oder wirf einen Blick in unsere FAQ!

Design Entwicklung- Teil 3 von Jan Pautsch
Design in Transition: Teil 3 – Die wachsende Rolle von ICs und Fractional Leads 

​In diesem Blogbeitrag beleuchtet Jan Pautsch, Director von Kooku X, die zunehmende Bedeutung von Individual Contributors (ICs) und Fractional Leads in modernen Designorganisationen. Er diskutiert, wie flexible Modelle und der Abbau von Managementpositionen die Rolle von ICs stärken und welche Herausforderungen dies für langfristige Innovationen mit sich bringt. Zudem wird die Rolle von Fractional Design Leadership als flexible Lösung für wachsende Unternehmen analysiert.

Design Leadership: Design in Transition Part 2 von Jan Pautsch
Design in Transition: Teil 2 – Herausforderungen in der Führung von Product Design Teams

​In diesem Blogbeitrag analysiert Jan Pautsch, Director von Kooku X, die Herausforderungen im Design Leadership. Er betont, wie mangelnde Fachkompetenz und fehlende Diversität in Führungspositionen die strategische Ausrichtung und Innovationskraft von Designteams beeinträchtigen können. Zudem wird die Bedeutung von Geschlechtergleichheit in der Führungsebene hervorgehoben, um blinde Flecken zu vermeiden und vielfältige Perspektiven zu fördern.

Besuchen Sie uns auf:

Jobs bei unseren Kunden | Jobs bei Kooku | Blog | Kontakt | Impressum | Datenschutz

Cookie-Details