Michael Budzowski
Ich führe täglich Gespräche mit HR-Verantwortlichen. Head of TA, HR-Director, People Lead – Mittelstand, Scale-up, manchmal Corporate. Und das Gespräch beginnt fast immer gleich: „Wir haben gerade eine ziemlich angespannte Situation.“
Was dann kommt, variiert in den Details aber nicht in der Struktur. Entweder ist jemand kurzfristig ausgefallen. Oder das Wachstum hat die Planung überholt. Oder ein Projekt wurde genehmigt, das niemand so schnell auf dem Zettel hatte. Das Ergebnis ist immer dasselbe: mehr Vakanzen als Kapazität, und die Frage steht im Raum: Brauchen wir externe Recruiting-Unterstützung und wenn ja, welche?
Genau an diesem Punkt setzen meine Gespräche meistens ein. Und ich stelle dabei fast immer dieselben drei Fragen.
Inhaltsverzeichnis
Was in diesem Moment passiert und warum es teuer wird
Ich sage das ohne Vorwurf, weil es kein individuelles Versagen ist: Unter Druck entscheiden Menschen reaktiv. Das ist menschlich. Und Unternehmen tun es auch.
Die häufigste Reaktion, die ich sehe: Man beauftragt zwei, drei, manchmal fünf Headhunter parallel. Das Gefühl, etwas zu tun, überwiegt die Frage, ob man das Richtige tut.
Das Paradoxon dabei: Man löst ein Kapazitätsproblem, indem man sich ein Koordinationsproblem und ein Kostenproblem schafft. Drei Headhunter wollen gemanagt werden. Drei Headhunter haben Provisionsinteressen. Und drei Headhunter decken selten die Bandbreite ab, die in solchen Phasen gebraucht wird – zehn parallele Vakanzen über Funktionsbereiche hinweg, von Finance über Tech bis Operations.
Das Ergebnis: hohe Investition, fragmentierte Qualität, und das HR-Team ist trotzdem überlastet. Nur jetzt auch noch mit Abstimmungsaufwand.
Die drei Fragen, die ich jedem HR-Verantwortlichen stelle
Bevor jemand externe Recruiting-Unterstützung beauftragt, egal in welcher Form, gibt es drei Fragen, die ich für wirklich entscheidend halte:
1. Ist das ein Kapazitätsproblem oder ein Kompetenzproblem?
Das klingt banal, ist es aber nicht. Wenn das Team gut aufgestellt ist, aber einfach zu wenige Hände hat, braucht man operative Verstärkung. Jemanden, der vom ersten Tag an sourcet, screent und koordiniert. Wenn hingegen ein bestimmtes Skill-Set fehlt (zum Beispiel Executive Search für eine C-Level-Position), ist ein spezialisierter Anbieter die bessere Wahl. Beides unter „wir brauchen Unterstützung“ zu subsumieren, führt zu falschen Entscheidungen.
2. Wie viele Vakanzen müssen in den nächsten 90 Tagen besetzt werden?
Unter drei Stellen: Einzelfallentscheidung. Ab fünf parallelen Stellen braucht man keine Dienstleister-Koordination, sondern eine eingebettete Kapazität, die den Prozess von innen kennt und führt. Das ist der Unterschied zwischen einem externen Auftragnehmer und einem Interim Recruiter, der tatsächlich im System arbeitet mit Zugang zu Tools, Prozessen und den richtigen internen Ansprechpartnern.
3. Wann fängt das Problem eigentlich an und wann hätte es sichtbar sein können?
Das ist die unbequemste Frage. Weil die Antwort fast immer lautet: früher. Wachstumspläne liegen vor. Personalplanung ist kein Geheimnis. Die meisten Engpässe sind absehbar aber sie werden erst dann eskaliert, wenn sie sich nicht mehr ignorieren lassen. Bis dahin vergehen Wochen, manchmal Monate. Und genau diese Wochen sind es, die Time-to-Hire nach oben treiben und Kandidaten kosten.
Was anders wäre, wenn früher gehandelt wird
Ich erlebe das bei Kunden, die externe Recruiting-Unterstützung nicht erst anfordern, wenn es brennt. Der Unterschied ist deutlich.
Wenn wir einen Businessplan kennen, bevor die Stellen offen sind, können wir antizipieren. Wir können Sourcing-Kanäle aufbauen, bevor der Druck da ist. Wir können Prozesse kalibrieren, bevor sie unter Last stehen. Und wir können als echte Verlängerung des TA-Teams agieren – nicht als Notlösung, die rückwirkend gerettet werden muss.
Das ist kein Marketing-Versprechen. Das ist der strukturelle Unterschied zwischen Reaktion und Partnerschaft.
Interim Recruiting funktioniert auch reaktiv, das tue ich nicht ab. Aber es entfaltet seinen eigentlichen Wert, wenn es proaktiv eingesetzt wird. Wenn die Frage nicht lautet „Wie kommen wir da raus?“ sondern „Wie stellen wir sicher, dass wir gar nicht erst in diese Situation kommen?“
Eine letzte Einschätzung
Ich rede nicht davon, dass HR-Teams dauerhaft auf externe Unterstützung angewiesen sein sollen. Das Gegenteil ist richtig: Gute externe Recruiting-Unterstützung endet mit einem stärkeren internen Team, nicht mit einer Abhängigkeit. Wissenstransfer, dokumentierte Prozesse, kalibrierte Kanäle – das bleibt.
Aber der erste Schritt ist, das Thema frühzeitig auf den Tisch zu legen. Nicht als Eingeständnis eines Scheiterns, sondern als strategische Entscheidung.
Unternehmen, die das tun, besetzen schneller, günstiger und mit besserer Qualität. Nicht weil sie mehr Glück haben, sondern weil sie früher anfangen zu handeln.
Ihr habt gerade mehr offene Stellen als Kapazität?
Bucht euch gerne einen Termin in meinem Kalender für ein unverbindliches Gespräch.
Michael Oliver Budzowski
Director Strategic Sales & Partnerships
Michael hilft Unternehmen, Wachstum planbarer zu machen - mit klaren Prozessen, messbaren KPIs und einer Recruiting-Struktur, die das Team entlastet.
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Häufige Fragen zur externen Recruiting-Unterstützung
Externe Recruiting-Unterstützung macht Sinn, wenn ein HR-Team mehr offene Stellen hat als eigene Kapazität, wenn Teammitglieder kurzfristig ausfallen (Elternzeit, Kündigung) oder wenn Unternehmenswachstum schneller passiert als interner Headcount genehmigt wird. Faustregel: Ab fünf parallelen Vakanzen lohnt sich der Einsatz eines Interim Recruiters fast immer.
Ein Headhunter arbeitet auf Provision und besetzt in der Regel einzelne Positionen. Ein Interim Recruiter arbeitet eingebettet ins Unternehmen, übernimmt den gesamten Recruiting-Prozess für mehrere Vakanzen gleichzeitig und rechnet transparent nach Stunden ab – ohne Interessenkonflikt durch Provisionen.
Bei Kooku sind Interim Recruiter in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen operativ. Sie bringen eigene Tool-Lizenzen (LinkedIn Recruiter, XING TalentManager) mit und sind von Tag eins produktiv – ohne lange Einarbeitungszeiten.
Das variiert je nach Ausgangssituation. Die meisten Mandate bei Kooku laufen zwischen zwei und sechs Monaten – lang genug um echte Ergebnisse zu liefern, kurz genug um flexibel zu bleiben. Die Kündigungsfrist beträgt in der Regel vier Wochen, es gibt also keine langen Vertragsbindungen. Wer merkt, dass die Zusammenarbeit länger gebraucht wird, kann unkompliziert verlängern.
Schneller als die meisten erwarten. Ein erfahrener Interim Recruiter bringt seine eigene Tool-Infrastruktur mit – LinkedIn Recruiter, XING Talentmanager, Active Sourcing Methodik. Was er braucht: einen Briefing-Termin, Zugang zum ATS und Ansprechpartner für fachliche Rückfragen. Bei Kooku sind unsere Interim Recruiter in der Regel innerhalb der ersten Woche operativ und starten mit dem Active Sourcing.
Ein Freelancer ist eine Person. Fällt er aus, steht das Projekt. Bei einem Agentur-Interim-Recruiter steht ein ganzes Team dahinter: Kollegen die einspringen können, gemeinsames Know-how aus hunderten Projekten und Tool-Lizenzen, die ein Einzelner wirtschaftlich gar nicht betreiben könnte. Dazu kommt ein weiterer praktischer Vorteil: Kein Scheinselbstständigkeitsrisiko, weil der Recruiter fest angestellt ist.
Weniger als bei einer internen Neueinstellung. Was ein Interim Recruiter braucht ist kein Recruiting-Grundkurs, sondern Kontext: Welche Positionen, welche Anforderungen, wie tickt das Unternehmen, wer sind die Hiring Manager. Ein strukturiertes Onboarding von zwei bis drei Tagen reicht in den meisten Fällen aus um vollständig loszulegen.
