Mathias Mengel
Im April 2026 war ich in der Handelsblatt-Beilage Future of CEOs zu Gast. Im Interview ging es um eine Frage, die mir in Gesprächen mit Geschäftsführern derzeit ständig begegnet: Wann lohnt sich KI im Recruiting wirklich und wann ist sie nur teurer Aktionismus auf einer wackeligen Prozessbasis?
Den gesamte Ausgabe findet ihr in der Handelsblatt-Beilage Future of CEOs vom 10. April 2026 (hinter einer Paywall). Das vollständige Interview mit mir, findet ihr hier:
Inhaltsverzeichnis
Herr Mengel, viele CEOs sprechen derzeit über KI im Recruiting. Sie sagen: In vielen mittelständischen Unternehmen fehlen dafür die Grundlagen. Was läuft falsch?
In vielen Fällen fehlt bereits eine saubere Prozessstruktur. Bewerbungen landen im E-Mail-Postfach, werden intern weitergeleitet und parallel in Excel-Listen gepflegt. Klare Zuständigkeiten, dokumentierte Abläufe oder verlässliche Löschroutinen gibt es oft nicht.
Das ist ein stilles Wachstumsrisiko, das in keiner Bilanz auftaucht aber Projekte verzögert, Teams überlastet und Leistungsträgerinnen und Leistungsträger Nerven kostet. Unter solchen Bedingungen ist KI nicht der erste Hebel. Zunächst sollte Ordnung geschaffen werden.
Warum geht der öffentliche KI-Diskurs an der Realität des Mittelstands vorbei?
Weil er häufig eine Reife voraussetzt, die in dieser Form noch gar nicht vorhanden ist. Viele Debatten richten sich an Unternehmen mit bereits digitalisierten HR-Prozessen.
Im Mittelstand sieht die Realität oft anders aus: gewachsene Strukturen, begrenzte Ressourcen, operative Workarounds. Wer dort vorschnell auf KI setzt, automatisiert mitunter nicht Effizienz, sondern Unschärfe.
Was sind derzeit die größten operativen Schwächen im Recruiting?
Erstens: die Auswahlqualität. Ein Lebenslauf allein sagt wenig darüber aus, ob jemand fachlich und persönlich wirklich passt.
Zweitens: Recruiting wird oft administrativ verstanden, obwohl es in weiten Teilen Vertriebs- und Kommunikationsarbeit ist.
Drittens: Viele Unternehmen verlassen sich zu stark auf Standardkanäle. Die interessantesten Kandidatinnen und Kandidaten bewerben sich meist nicht aktiv, sondern müssen gezielt angesprochen werden.
Offene Schlüsselpositionen werden oft erstaunlich gelassen hingenommen. Warum ist das problematisch?
Weil die Kosten weit über das Offensichtliche hinausgehen. Nach 83 Tagen hat eine unbesetzte Stelle rechnerisch bereits ein komplettes Bruttojahresgehalt gekostet. Bei Vertriebspositionen, in denen jeder Tag mit entgangenem Umsatz verbunden ist, kann dieser Wert durch den höheren Wertschöpfungsfaktor sogar beim Dreifachen liegen.
In anderen Bereichen sind die Folgen weniger unmittelbar sichtbar, aber nicht weniger gravierend: Projekte verzögern sich, Teams arbeiten dauerhaft unter Überlast und Leistungsträgerinnen und -träger binden Zeit in Vertretung und Koordination. Diese Opportunitätskosten werden häufig unterschätzt.
Ab wann ist KI im Recruiting der richtige nächste Schritt?
Dann, wenn die Prozesse klar beschrieben und steuerbar sind. Die Reihenfolge sollte immer lauten: dokumentieren, optimieren, dann automatisieren.
KI kann im Recruiting durchaus sinnvoll eingesetzt werden, etwa bei der Erstellung von Stellenanzeigen, bei der Strukturierung von Informationen oder bei administrativen Vorarbeiten. Aber sie braucht einen klaren Rahmen: definierte Prozesse, freigegebene Tools, Datenschutz und verbindliche Richtlinien für die Nutzung.
Was sollten CEOs jetzt konkret tun?
Sie sollten als Erstes durchrechnen, was ihre offenen Stellen das Unternehmen tatsächlich kosten und zwar nicht nur in Form von Gehalt, sondern auch durch entgangenen Umsatz, Überlast im Team und verzögerte Projekte.
Erst wenn diese Größen transparent sind, lässt sich seriös entscheiden, wo im Recruiting der größte Handlungsdruck besteht. Genau dafür haben wir einen kostenlosen Vakanzkostenrechner entwickelt, der nach gängigen Methoden in rund 60 Sekunden einen fundierten Richtwert liefert, ohne Registrierung und ohne weitere Verpflichtung.
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Mathias Mengel
Geschäftsführer der Kooku Recruiting GmbH
Mathias führt die Kooku Recruiting Partners mit einem klaren Fokus auf innovative, nachhaltige Recruiting-Lösungen.
Gemeinsam mit erfahrenen Interim-Recruitern und Beratern unterstützt er Unternehmen bei der gezielten Besetzung offener Positionen und bei der Optimierung ihrer Recruiting-Strategien – individuell, fair und transparent.
Häufige Fragen zu KI im Recruiting
KI lohnt sich dann, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind: Erstens müssen die zugrunde liegenden Recruiting-Prozesse dokumentiert und steuerbar sein. Zweitens braucht es klare Tool- und Datenschutz-Richtlinien für die Nutzung. Drittens sollte ein konkreter Anwendungsfall benannt sein, bei dem KI nachweislich Zeit oder Qualität verbessert – etwa bei der Erstellung von Stellenanzeigen, bei der Strukturierung von Bewerbungsdaten oder bei administrativen Vorarbeiten. Wer ohne diese Grundlagen startet, automatisiert oft nur die Unschärfe der bestehenden Prozesse.
Wichtig sind vor allem vier Bereiche: der Eingang und die Verteilung von Bewerbungen, die Bewertungs- und Auswahlkriterien für Kandidaten, die Kommunikationswege intern (zwischen HR und Hiring Manager) und extern (mit Kandidaten), sowie die Datenschutz- und Löschroutinen. Erst wenn diese vier Bereiche sauber strukturiert sind, kann KI ohne Risiko aufgesetzt werden.
Die Kosten einer offenen Stelle setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen: dem entgangenen Wertbeitrag der Position (insbesondere bei umsatzrelevanten Rollen), den Mehrkosten durch Überlast im Team, den Verzögerungskosten in laufenden Projekten und den indirekten Kosten durch Bindung von Führungsressourcen für Vertretung und Koordination. Eine erste Orientierung liefert der Cost-of-Vacancy-Rechner von Kooku, der die wichtigsten Faktoren in rund 60 Sekunden zusammenführt.
Als grobe Faustregel gilt: Eine unbesetzte Stelle hat nach rund 83 Tagen rechnerisch ein komplettes Bruttojahresgehalt gekostet. Bei Vertriebspositionen, in denen täglich Umsatz entgeht, kann dieser Wert sogar beim Drei- bis Vierfachen liegen. Eine genauere Berechnung – differenziert nach Rolle, Seniorität und Branche – liefert der Cost-of-Vacancy-Rechner.
Die reine Tool-Einführung kann in wenigen Wochen erfolgen. Die wirkliche Vorarbeit – Prozessdokumentation, Datenschutzfreigabe, Richtlinien, interne Schulung – braucht in der Regel zwei bis vier Monate. Unternehmen, die diese Vorarbeit überspringen, erleben häufig im ersten halben Jahr Rückschritte statt Effizienzgewinne. Eine begleitete Einführung mit externer Unterstützung verkürzt den Weg deutlich
