Mathias Mengel
Eine unbesetzte Stelle kostet in Deutschland 2024 im Schnitt rund 49.500 Euro, das zeigen aktuelle StepStone-Zahlen auf Basis von BA-Daten. Wie hoch die Kosten im Einzelfall wirklich sind, hängt von Branche, Funktion, Gehaltsniveau und Vakanzzeit ab: von rund 300 Euro Schaden pro Tag im unteren Mittelstands-Salary-Band bis zu 3.000 Euro pro Tag in C-Level-Funktionen. Die folgenden Zahlen schlüsseln das nach Branchenbenchmarks und nach Funktionen wie Sales, IT, Finance, HR und Customer Success auf, ergänzt um drei durchgerechnete Beispiele aus der Praxis und die Antwort auf die Frage, ab welcher Größenordnung sich externe Unterstützung wirtschaftlich lohnt.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Vakanzkosten?
Vakanzkosten sind die Summe aus vier Kostenblöcken, die parallel entstehen, sobald eine Stelle offen ist. Entgangene Wertschöpfung ist der Umsatz- oder Leistungsbeitrag, den die Position erbracht hätte, wäre sie besetzt. Teamüberlastung entsteht, weil Kolleg:innen die liegen gebliebene Arbeit zusätzlich übernehmen, mit Folgekosten durch Überstunden, sinkende Qualität oder im schlechtesten Fall eigene Kündigungen. Zusätzlicher Recruiting-Aufwand fällt an, je länger eine Suche läuft, etwa durch mehr Interviewrunden, verlängerte Anzeigenschaltung oder externe Unterstützung. Verlorene Onboarding-Zeit bedeutet: Auch nach der Vertragsunterschrift kostet die Stelle weiter, weil neue Mitarbeitende erst nach einigen Monaten die volle Leistung bringen.
Die gängigste Berechnungsmethode, die erweiterte Sullivan-Formel, verdichtet vor allem den ersten Block, die entgangene Wertschöpfung, in einen einzigen Wichtigkeitsfaktor zwischen 1 und 3. Der Faktor soll ausdrücken, wie viel mehr eine Position im Vergleich zu ihrem reinen Gehalt an Wert erwirtschaftet: je größer der wirtschaftliche Beitrag der Rolle, desto höher der Faktor. In der Praxis wird er meist pauschal geschätzt und übergeht dabei Lohnnebenkosten und funktionale Unterschiede zwischen Positionen. Wie unser eigener Rechner diese Lücken schließt, mit Lohnnebenkostenfaktor, Funktionslogik und Korridor-Darstellung, erklären wir mit unserem Vakanzkostenrecher.
Was kostet eine offene Stelle in Deutschland 2026 wirklich?
StepStone beziffert die durchschnittlichen Vakanzkosten in Deutschland für 2024 auf rund 49.500 Euro pro nicht besetzter Stelle, das entspricht einem täglichen Schaden von etwa 624 Euro. Grundlage ist eine durchschnittliche Vakanzzeit von 138 Tagen, ermittelt auf Basis von Daten der Bundesagentur für Arbeit. Die aktuelle Entwicklung schwankt: StepStone meldet für 2025 180 Tage im Januar und 161 Tage im März.
Im Mittelstand mit einem Salary-Band von 50.000 bis 80.000 Euro liegt die realistische Bandbreite zwischen 300 und 700 Euro Schaden pro Tag, in C-Level-Funktionen bei 1.500 bis 3.000 Euro pro Tag. Bei einer Stelle mit 60.000 Euro Jahresgehalt liegen die monatlichen Vakanzkosten konservativ bei rund 5.100 Euro, marktüblich bei 7.700 Euro. Bei 100.000 Euro Jahresgehalt entsprechend bei 8.500 Euro konservativ und 12.800 Euro marktüblich.
Zwei Engpassfaktoren verschärfen die Lage. Bitkom meldet für 2025 weiterhin 109.000 fehlende IT-Fachkräfte in Deutschland, die Engpassliste der Bundesagentur umfasst aktuell 163 Engpassberufe. Über 40 Prozent der Mittelstandsunternehmen leiden laut denselben Quellen unter Besetzungsproblemen.
Wie hoch die Vakanzkosten am Ende ausfallen, hängt an vier Stellschrauben: dem Gehaltsniveau der Position, ihrem Wertschöpfungsbeitrag je nach Funktion, der tatsächlichen Vakanzdauer und der Branche, weil sich Engpässe und übliche Suchzeiten dort stark unterscheiden. Die folgenden zwei Visualisierungen zeigen, wie stark allein Branche und Funktion die Zahl verschieben.
Vakanzzeit nach Branche und Qualifikation
Vakanzkosten pro Funktion: Sales, IT, Finance, HR, Customer Success und mehr
Eine Standardformel, die alle Funktionen gleich behandelt, funktioniert wirtschaftlich nicht. Unser Vakanzkostenrechner arbeitet deshalb mit funktionsspezifischen Multiplikatoren zwischen 1,5 und 2,2.
| Funktion | Mediangehalt | Typische Vakanzzeit | Kosten/Monat konservativ | Kosten/Monat marktüblich |
|---|---|---|---|---|
| Sales Manager | 54.400 € | 130–160 Tage | 6.500 € | 11.000 € |
| Software Engineer | 51.400 € | 140–180 Tage | 5.700 € | 9.500 € |
| Controller | 54.000 € | 110–140 Tage | 5.800 € | 8.700 € |
| Talent Acquisition Manager | 51.600 € | 100–130 Tage | 5.500 € | 8.300 € |
| Customer Success Manager | 45.200 € | 110–140 Tage | 5.000 € | 9.000 € |
| HR-Manager:in | 52.500 € | 110–140 Tage | 5.600 € | 8.400 € |
| Operations Manager | 55.000 € | 120–150 Tage | 5.900 € | 8.900 € |
| Marketing Manager | 53.000 € | 100–130 Tage | 5.700 € | 8.500 € |
Mediangehälter aus dem StepStone Gehaltsreport 2025, Vakanzzeiten aus BA-Daten 2025/2026 nach Berufsfeld. Berechnung: konservativ gleich Gehalt mal 1,28 geteilt durch 12, marktüblich nach Sullivan-typischer Logik mit Funktionsfaktor.
Sales und Customer Success: Warum die Salary-Logik zu kurz greift
RepVue sammelt strukturierte Erfahrungsdaten von Vertriebsmitarbeitenden, darunter, wie viel Prozent ihrer persönlichen Umsatzvorgabe, der Quota, sie tatsächlich erreichen: die sogenannte Quota-Attainment-Rate. Der RepVue Cloud Sales Index Q3 2025 zeigt für Cloud- und SaaS-Vertrieb eine durchschnittliche Quota-Attainment-Rate von 43,24 Prozent, die Zielvorgabe wird also im Schnitt zu weniger als der Hälfte erreicht. Bain & Company zeigt für 2024, dass 75 Prozent der Software-Firmen unter Druck einer sinkenden Net Revenue Retention stehen, also weniger Umsatz aus dem Bestandskundengeschäft halten oder ausbauen als im Vorjahr, und dass nahezu zwei Drittel der Kunden ihre Post-Sales-Bedürfnisse nur mäßig oder schlechter erfüllt sehen.
Bei Sales und Customer Success ist das Gehalt deshalb kein guter Proxy, kein verlässlicher Stellvertreterwert, für den wirtschaftlichen Schaden einer Vakanz. Ein Sales Manager mit 60.000 Euro Gehalt kann für einen mehrfachen Umsatzbeitrag im Jahr verantwortlich sein, ein Customer Success Manager für den Erhalt bestehender Verträge in ähnlicher Größenordnung. Fällt die Position aus, fehlt dieser Umsatzbeitrag, nicht nur das eingesparte Gehalt. Entscheidend ist der ausgefallene Umsatzbeitrag, nicht das ausgefallene Gehalt.
Drei Beispielrechnungen aus der Praxis
Senior Sales Manager, B2B-SaaS, 200 Mitarbeitende. Jahresgehalt 75.000 Euro, 70 Prozent Fixum und 30 Prozent variabel, Vakanzdauer 120 Tage. Konservativ: 75.000 Euro mal 1,28 geteilt durch 250 Arbeitstage, mal 120 Tage, ergibt 46.080 Euro. Marktüblich über die Quoten-Logik: Bei einer Jahresquota von 720.000 Euro und 43 Prozent Attainment ergibt sich ein Netto-Beitrag von rund 234.000 Euro und eine marktübliche Vakanzkostenschätzung von rund 112.000 Euro. Korridor: 46.000 bis 112.000 Euro.
Lead Software Engineer, Industrie, 800 Mitarbeitende. Jahresgehalt 95.000 Euro, Vakanzdauer 140 Tage. Konservativ: 95.000 Euro mal 1,28 geteilt durch 250, mal 140, ergibt 68.096 Euro. Marktüblich mit Funktionsmultiplikator 1,8: 122.573 Euro. Korridor: 68.000 bis 123.000 Euro.
CFO Mid-Market, Industrie, 600 Mitarbeitende. Jahresgehalt 140.000 Euro, Vakanzdauer 180 Tage. Konservativ: 140.000 Euro mal 1,28 geteilt durch 250, mal 180, ergibt 129.024 Euro. Marktüblich mit Funktionsmultiplikator 2,0: 258.048 Euro. Korridor: 129.000 bis 258.000 Euro.
Wie ihr Vakanzkosten-Zahlen gegenüber der Geschäftsführung rechtfertigt
Vor der Geschäftsführung überzeugt selten eine einzelne geschätzte Zahl, sondern ein Korridor aus zwei Werten: die konservative Untergrenze als Mindestschaden, den kaum jemand bestreitet, und die marktübliche Zahl inklusive Wertschöpfungslogik als realistische Grundlage. Damit steht die Argumentation auch dann, wenn jemand die Annahmen hinterfragt.
Für einen Business Case zur schnellen Besetzung kommt die Zeitkomponente dazu: Vakanzkosten laufen monatlich weiter, sie sind kein einmaliger Betrag. Aus den Beispielrechnungen oben lässt sich ableiten, was jeder eingesparte Monat wert ist. Diese Zahl lässt sich direkt gegen die Kosten jeder Besetzungsoption stellen, ob interne Recruiting-Kapazität, Personalberatung oder Embedded Recruiting. Die Honorarrechnung im nächsten Abschnitt zeigt ein konkretes Beispiel für diesen Vergleich.
Wann sich externes Recruiting wirtschaftlich lohnt
Liegen die monatlichen Vakanzkosten über 5.000 Euro und ist die Stelle voraussichtlich länger als 90 Tage offen, lohnt sich externer Recruiting-Support fast immer rechnerisch. Liegen sie über 10.000 Euro im Monat, ist die Frage nicht mehr ob, sondern welches Modell.
Ein Vergleich aus einem laufenden Mandat zeigt die Größenordnung. Für sechs Sales- und Customer-Success-Positionen bei einer SaaS-Firma im DACH-Markt lag Kookus Honorar auf Stundenbasis 2024 bei rund 31.000 Euro. Ein Vergleichsangebot eines Headhunters mit 25 Prozent Provision lag bei rund 109.500 Euro, bei identischem Besetzungsergebnis. Differenz: rund 78.500 Euro.
Wie lassen sich die Vakanzkosten verringern?
Weil sich Vakanzkosten direkt aus Tagessatz mal Vakanzdauer ergeben, ist eine kürzere Vakanzzeit der wirksamste Hebel, um die Kosten klein zu halten. Drei Hebel wirken am stärksten. Die Reaktionszeit: StepStone berichtet, dass Unternehmen im Schnitt sieben Arbeitstage bis zur ersten Rückmeldung an Bewerbende brauchen, während 48 Prozent der Kandidat:innen nach dem Interview abspringen, wenn der Prozess zu lange dauert. Zielwert sind unter 48 Stunden. Die Briefing-Qualität: Eine strukturierte Briefing-Stunde zu Beginn jeder Suche reduziert die Zahl der irrelevanten Shortlist-Iterationen deutlich. Und die Interview-Slot-Logik: Interviews in feste Wochen-Slots gebündelt verkürzen die Time-to-Fill um durchschnittlich zwei bis drei Wochen.
Was externe Unterstützung an der Vakanzzeit ändert
Kooku hat seit 2014 über 7.800 Positionen besetzt, die eigene Time-to-Hire liegt im Schnitt bei 28 Tagen. Zum Vergleich: Der Marktbenchmark für Time-to-Hire liegt laut StepStone 2025 bei durchschnittlich 24 Arbeitstagen, die Bundesagentur weist für Deutschland insgesamt eine durchschnittliche Vakanzzeit von 138 Tagen aus. Kalendertage und Arbeitstage werden dabei unterschiedlich gezählt, und Vakanzzeit ist nicht dasselbe wie Time-to-Hire. Extern unterstützte Prozesse folgen in der Regel drei Modellen: Recruiting on Demand, Interim Recruiting für planbare Kapazitätsspitzen, und Executive Search für Positionen ab 120.000 Euro Jahresgehalt.
Ich freue mich auf einen Austausch zum Thema
Mathias Mengel
Geschäftsführer der Kooku Recruiting GmbH
Mathias führt die Kooku Recruiting Partners mit klarem Fokus auf datenbasierte und faire Recruiting-Lösungen.
Gemeinsam mit erfahrenen Interim-Recruiter:innen und Berater:innen unterstützt er Unternehmen dabei, offene Positionen gezielt zu besetzen und ihre Recruiting-Strategien zu schärfen. Seit 2014 hat Kooku so über 250 Unternehmen begleitet.
Häufige Fragen zu Vakanzkosten
Vakanzkosten sind die Summe aus entgangener Wertschöpfung, Mehrbelastung im Team, zusätzlichem Recruiting-Aufwand und verlorener Onboarding-Zeit, die entstehen, solange eine Stelle unbesetzt bleibt.
Im deutschen Durchschnitt liegt der tägliche Schaden laut StepStone 2024 bei rund 624 Euro. Im Mittelstand mit Salary-Band 50.000 bis 80.000 Euro liegt die realistische Bandbreite zwischen 300 und 700 Euro pro Tag, in C-Level-Funktionen bei 1.500 bis 3.000 Euro pro Tag.
Bei einer Stelle mit 60.000 Euro Jahresgehalt liegen die monatlichen Vakanzkosten konservativ bei rund 5.100 Euro, marktüblich bei 7.700 Euro. Bei 100.000 Euro Jahresgehalt entsprechend bei 8.500 Euro konservativ und 12.800 Euro marktüblich.
StepStone beziffert die durchschnittlichen Vakanzkosten für 2024 auf rund 49.500 Euro pro nicht besetzter Stelle, basierend auf einer durchschnittlichen Vakanzzeit von 138 Tagen.
In Sales sind die Vakanzkosten meist deutlich höher als das Gehalt suggeriert, weil eine Quote ausfällt. In IT verlängert sich die Vakanz wegen 109.000 fehlender Fachkräfte tendenziell, was die Gesamtkosten erhöht. In Finance ist die Logik näher an der reinen Salary-Rechnung.
Drei Hebel mit dem größten Effekt: Reaktionszeit auf Bewerbungen unter 48 Stunden, eine strukturierte Briefing-Stunde zu Beginn jeder Suche, und Interviews in feste Wochen-Slots gebündelt.
Deutlich höher. Schlüsselpositionen mit hohem Wertschöpfungsbeitrag, etwa in Sales oder auf C-Level, rechnen wir mit Funktionsmultiplikatoren von 1,8 bis 2,2. Reine Verwaltungs- und Sachbearbeiterrollen ohne direkten Umsatz- oder Entscheidungsbeitrag liegen eher am unteren Ende der Spanne, ab 1,5.
Führungspositionen liegen in der Regel am oberen Ende des Multiplikator-Korridors von 1,8 bis 2,2, weil Entscheidungs- und Steuerungsverantwortung wegfällt. Spezialistenpositionen mit klar abgrenzbarem Fachbeitrag, etwa Software Engineering, liegen meist im mittleren Bereich der Funktionen-Vergleichstabelle.
Die Vakanzzeit unterscheidet sich stark nach Branche: von rund 95 Tagen bei akademischen Fachkräften im Maschinen- und Fahrzeugbau bis zu rund 275 Tagen im Baugewerbe. Da sich Vakanzkosten aus Tagessatz mal Vakanzzeit ergeben, führt eine deutlich längere Vakanzzeit auch zu entsprechend höheren Kosten, unabhängig vom Gehaltsniveau.
Im deutschen Mittelstand mit einem typischen Salary-Band von 50.000 bis 80.000 Euro liegt der tägliche Schaden bei 300 bis 700 Euro. Bei einer durchschnittlichen Vakanzzeit von 138 Tagen ergeben sich daraus Vakanzkosten von rund 41.000 bis 97.000 Euro pro unbesetzter Stelle.
