Remote Onboarding – Unsere Tipps und Tricks

Es ist immer aufregend, wenn neue Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen kommen – nicht nur für das neue Teammitglied, sondern auch für das Unternehmen selbst.

Beide, sowohl Mitarbeiter:in als auch Unternehmen, wollen sich von ihrer besten Seite zeigen und eine möglichst gute Performance von Beginn an bieten. Oftmals ist dies allerdings gar nicht mal so einfach. Das neue Teammitglied muss sich erstmal in einem Dschungel aus neuen Tools, Regeln, Equipment und Aufgaben zurechtfinden. Dabei muss er dann auch noch fähig und sympathisch wirken. Das Unternehmen hingegen würde am liebsten den Neuen direkt voll einspannen. Allerdings ist es nicht immer möglich, neben den eigenen Aufgaben und Problemen auch noch jemand anderen einzuarbeiten.

Während einige Unternehmen nach wie vor denken, dass es die beste Option ist, den neuen Mitarbeitenden einfach ins kalte Wasser – frei nach dem Motto „Learning by Doing“ – zu werfen, setzen wir von Kooku auf ein umfangreiches Onboarding, um den Einstieg bei uns zu erleichtern. In diesem Beitrag geben wir einen kleinen Einblick in unser Remote Onboarding.

Was bedeutet Onboarding?  

„Onboarding (eng. „taking on board“) bedeutet die systematische Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und seinen Arbeitsbereich mithilfe gezielter Maßnahmen, die es dem Mitarbeitenden ermöglichen sollen, sich leichter in seinem neuen Arbeitsumfeld zurechtzufinden.

Warum ist ein umfangreiches Onboarding wichtig?  

Kein Unternehmen stellt neue Mitarbeiter:innen nur zum Spaß an. Stattdessen erhofft man sich, sein Team möglichst sinnvoll verstärkt zu haben. Doch ungeachtet davon, wie erfahren oder geschult ein Mitarbeiter ist, der Antritt einer neuen Stelle benötigt immer eine gewisse Anlaufzeit. Damit der neue Mitarbeitende sich schnell integrieren und seine Aufgaben entsprechend erfüllen kann, ist ein Onboarding wichtig. Umso umfangreicher und besser geplant dieses ist, desto leichter fällt es dem neuen Mitarbeitenden sich einzuarbeiten und die Aufgaben gemäß der Unternehmensphilosophie zu erfüllen.

Vor welchen Herausforderungen stehen neue Teammitglieder oftmals beim Antritt einer neuen Stelle? 

Die erste Zeit bei einem neuen Unternehmen ist zumeist geprägt von Unsicherheiten. Werden die neuen Kolleg:innen mich mögen? Werde ich die neuen Kolleg:innen mögen? Kann ich die Erwartungen erfüllen? Hinzu kommt eine Flut von neuen Informationen. Angefangen bei den benutzten Tools bis hin zu der Vorgehensweise bei verschiedenen Aufgaben. Das kann jeden noch so guten Mitarbeitenden am Anfang erst einmal überfordern und es dauert seine Zeit, bis man sich an die Abläufe gewöhnt.

Welche Herausforderungen kommen durch Remote Onboarding hinzu?   

Der Antritt einer neuen Stelle ist nie ein Selbstläufer. Durch ein Remote Onboarding kommen jedoch ganz neue Herausforderungen hinzu. Besonders der Kontakt zu den neuen Kolleg:innen fehlt und bei Fragen kann nicht mal schnell im Büro nebenan gegangen werden. Deswegen ist gerade jetzt ein umfangreiches Onboarding wichtig, damit der neue Mitarbeitende sich nicht allein gelassen, sondern schnell integriert fühlt.

Was bei einem guten (Remote) Onboarding nicht fehlen darf 

• Umfangreiche Schulungen: Auch wenn all unsere Mitarbeiter:innen bereits viel Know-How, auch in technischer Hinsicht mitbringen, ist es wichtig, ihnen einen Einblick zu geben, welche Herangehensweise das Unternehmen normalerweise wählt. Wichtig ist dabei auch der Dialog mit den neuen Mitarbeiter:innen, beispielsweise wie die Unternehmens-Präsentation noch verbessert werden könnte oder auch, was neuen Input zu den Prozessen angeht.
• Kommunikation: Eine gute Kommunikation ist ungemein wichtig, nicht nur mit den Kunden, sondern auch intern. Doch während vermutlich die meisten Menschen von sich behaupten würden, sie wissen, wie man kommuniziert, ist es trotzdem wichtig, ein paar Regeln vorab aufzustellen. Welche Infos werden über welche Kanäle geteilt? Wie kommuniziere ich beruflich über Social-Media-Kanäle? Wer wird geduzt, wer gesiezt? Durch diese kleinen Hinweise können leicht sowohl Chaos als auch Fettnäpfchen vermieden werden.
• 1:1: Mit das Aufregendste am neuen Job sind die neuen Kolleg:innen. Zu Beginn steht jedoch oftmals so viel Neues an, dass die Zeit fehlt, mit allen Teammitgliedern mehr als nur ein Hallo zu wechseln. Hinzu kommt, dass nicht immer alle vor Ort sind. Manche arbeiten im Homeoffice, Interim oder remote. Daher sind kleine 1:1 Gespräche sehr nützlich, in denen man sich 20 Minuten Zeit nimmt, um mit den Kolleg:innen in kurzen persönlichen Gesprächen ein paar Worte zu wechseln – entweder persönlich oder online.
• Ansprechpartner:innen: Wir von Kooku haben ein Buddy-System. Zwar kann man jederzeit jeden um Hilfe fragen, doch gerade am Anfang ist es sehr hilfreich, jemanden zu haben, der sich für einen zuständig fühlt und einem mit Rat und Tat zur Seite steht. Dabei macht es Sinn, dass der Buddy in einer ähnlichen Abteilung arbeitet, damit er die meisten Fragen tatsächlich beantworten kann. Wenn dann auch noch die Chemie zum Buddy stimmt, umso besser.
• Feedbacktalks und Qualitätschecks: Bei uns gibt es regelmäßig Feedbacktalks und QC’s. Doch gerade in der Einarbeitungsphase sind diese besonders wichtig. Zum einen kann der neue Mitarbeitende hier Probleme ansprechen und wertvolle Tipps zu effizienteren Herangehensweisen bekommen. Zum anderen braucht es für viele ein wenig Zeit, bis sie sich dran gewöhnt haben, Missstände offen anzusprechen. In den Feedbacktalks wird ein Rahmen geschaffen, wo dies leichter möglich ist und wo die Mitarbeiter nicht das Gefühl bekommen, nur oberflächlich nach ihrem Befinden gefragt zu werden.

Christins Erfahrungsbericht: Warum Remote Onboarding mich positiv überrascht hat 

Nach einem Jahr beruflicher Neuorientierung bin ich seit Anfang April Teil des Onboarding-Prozesses bei Kooku. Mein Jahr war geprägt von „DER“ Frage: Was bündelt meine Erfahrungen und Passion in den Bereichen: Systemisches Coaching, Marketing sowie Kundenservice in einer Rolle und ist für mich eine sinnvolle Tätigkeit, die mir Spaß macht? Rückblickend ein Weg mit Höhe und Tiefen, inneren Dialogen und Diskussionen sowie weiteren Fragen, sie ihre Zeit gebraucht haben, um Antworten zu finden. Was soll ich sagen? Es hat sich mehr als gelohnt! Als Recruiting Specialist bei Kooku starte ich nun meine neue berufliche Zukunft. 

Neue Herausforderung: Remote Onboarding 

Grundsätzlich zählen Offenheit und Neugierde zu meinen Stärken. Dennoch konnte ich es mir nur schwer vorstellen, wie das Onboarding remote gut funktionieren kann. Lebt es denn nicht gerade davon, in den persönlichen Austausch zu gehen, das Team kennenzulernen und Kommunikationsstrukturen zu erleben?    

Meine Sorge war unberechtigt 

Ob Homeoffice im Wohnzimmer, auf dem Balkon oder in der Küche, jeder hat seinen Lieblingsplatz für sich gefunden und mir einen kleinen Einblick gewährt. Wann immer ich konnte und die Sonne es über die Häuserfront Berlins bis zu meinem Balkon geschafft hat, habe ich es mir auf meinem Balkon gemütlich gemacht. Neben Onboarding-Trainings in Kundenkommunikation sowie Active Sourcing, nehmen wir uns ausreichend Zeit für persönliche Kennenlerngespräche. Meine Sorge war damit schnell genommen! Diese Beobachtungen sowie Gedanken möchte ich gerne teilen: 

✅Erster Onboarding Termin ist Sache vom Kopf hinter Kooku Recruiting Partners. Mit Mathias begann mein Onboarding direkt mit einem vertrauten Gesicht. Ein deutliches Zeichen, dass Onboarding, neben anderen Themen, einen wichtigen Stellenwert hat. 

✅Viel Zeit für Face-to-Face Gespräche für ein herzliches Willkommen. Für mich eine sehr gute Möglichkeit meine neuen Kolleg:innen intensiv kennenzulernen, mich schnell im Team zu orientieren und meine Rolle zu finden. 

✅Lieber alles schriftlich! Ein zeitlich strukturierter Einarbeitungsplan und ausgearbeitete Präsentationen geben Struktur und die Möglichkeit alles noch einmal nachzuschlagen. Bei Kooku kommt ein internes, aktuelles Wiki on top 👍

✅Mehr Ruhe zum Ankommen. Die Vielzahl an neuen Informationen ist zum Teil überwältigend. Daher nutze ich die Zeit im Homeoffice, um mich selbstständig und im eigenen Tempo mit den Tools vertraut zu machen. 

✅Ein Buddy für alle Fälle.  Ein Ansprechpartner:in bei Fragen ist für mich enorm wichtig, wenn es vor allem um das Verständnis von Prozessen und Strukturen geht.