Arbeiten von jedem beliebigen Ort aus? Auf Reisen gehen, die eigenen Träume verwirklichen, gleichzeitig jedoch auch nicht nur die Karriereleiter hochklettern, sondern sich zusätzlich der Sicherheit einer festen Anstellung bewusst sein. Eine Arbeits- und Lebensweise, die vielen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern erstrebenswert erscheint, repräsentiert sie doch ein im normalen Büroalltag undenkbares Maß an Freiheit.
Die Begrifflichkeiten „Remote-Work“ und „Mobiles Arbeiten“, die sich von der enger definierten Telearbeit vor allem durch die fehlende Bindung der Beschäftigten an deren Privatbereich unterscheiden, sind nicht umsonst omnipräsent. Rufe von Beschäftigten nach mehr Gestaltungsspielraum in ihrem täglichen Arbeitsleben werden zusehends lauter. Den Arbeitsplatz völlig frei wählen zu können, ist ein großes Privileg. Doch gibt es auch Schattenseiten? Josi arbeitet als Projekt- und Teamleiterin bei Kooku und lebt seit November 2018 auf Bali. Wir haben sie zu ihrem Remote-Arbeitsalltag befragt.
https://kooku.de/2020/09/generationz/, https://kooku.de/2019/02/checkliste-stellenanzeige/ und https://kooku.de/2018/12/interim-recruiter-eine-gute-alternative-zu-headhuntern/
Hallo Josi, schön, dass du dir für dieses Interview Zeit genommen hast! Ich freue mich sehr darauf, ein paar interessante Einblicke in deinen Remote-Arbeitsalltag gewinnen zu können. Bitte beginne doch damit, mir ein wenig über deine Tätigkeit zu erzählen: Welche Position hast du bei Kooku inne und was sind deine Aufgaben?
Meine Position bei Kooku ist Projekt- und Teamleitung Recruiting. Das heißt, dass ich Kunden interimistisch in Sachen Recruiting unterstütze. Außerdem leite ich ein kleines Team von aktuell drei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die fleißig in den Bereichen Sourcing, Kandidatenansprache, Kommunikation und Interviewführung unterstützen. Meine Aufgaben sind vor allem die Koordination der Projekte, das Reporting sowie die Kommunikation mit den Kunden, was in diesem Fall Unternehmen sind, die entweder nach Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern suchen oder aufgrund von Investitionen oder personellen Engpässen zeitweise Recruiting-Unterstützung benötigen.
Wie frei bist du in der Gestaltung deiner Arbeitstage?
Den Großteil meiner Remote-Arbeitszeit habe ich bisher auf Bali verbracht. Der Zeitunterschied zwischen Bali und Deutschland beträgt, je nachdem, ob gerade die Sommer- oder Winterzeit gilt, zwischen sechs und sieben Stunden. Da ich regelmäßig mit meinem Team in Kontakt stehen möchte und natürlich auch Kundentermine oder Gespräche mit Kandidatinnen und Kandidaten habe, versuche ich, meine Arbeitszeit an die deutsche Arbeitszeit anzupassen. Das heißt, ich versuche, die Kernarbeitszeit zwischen 10:00 und 16:00 Uhr einzuhalten. Meistens fange ich ein wenig früher an und bin ab 8:00 Uhr deutscher Zeit erreichbar, das heißt also zwischen 14:00 und 23:00 Uhr auf Bali. Mittagspause mache ich zur gleichen Zeit wie meine Kolleginnen und Kollegen in Deutschland, mit dem Unterschied, dass das bei mir eher ein Dinner ist. Sunset-Break, wie ich das nenne. Zwischen 18:00 und 19:00 Uhr geht auf Bali jeden Tag die Sonne unter, egal ob Sommer oder Winter, und da gehe ich dann meistens essen und den Sonnenuntergang anschauen.
Das klingt nach eher ungewöhnlichen Arbeitszeiten für einen Bürojob! Kann es auch vorkommen, dass du noch länger arbeiten musst?
Ja. Das ist aber eher die Ausnahme. Wir nutzen verschiedene innovative Tools wie zum Beispiel Microsoft Teams und alle Anwendungen, die damit zusammenhängen. Das heißt, unser virtuelles Office findet quasi in Microsoft Teams statt. Hier können wir uns austauschen, sodass immer alle up to date sind. Das ist sehr hilfreich im Remote-Arbeitsalltag. Andere virtuelle Tools erleichtern mir meinen Arbeitsalltag zusätzlich. Beispielsweise kann ich mir meinen Kalender so einstellen und blocken, dass ich nicht unbedingt bis 00:00 Uhr oder länger arbeiten muss. Aber wenn ein wichtiger Termin ansteht, kann es natürlich Ausnahmen geben. Flexibilität ist unerlässlich.
Wie konntest du deinen Arbeitgeber davon überzeugen, dich als hundertprozentige Remote-Mitarbeiterin einzustellen? Gibt es besondere Absprachen?
Diese Frage kriege ich tatsächlich häufiger gestellt. Zum besseren Verständnis: Bevor ich angefangen habe, remote zu arbeiten, bin ich privat auf Reisen in Asien gewesen. Dazu habe ich mir unbezahlten Urlaub genommen. Falls Leute mit diesem Gedanken spielen: Unbezahlten Urlaub kann eigentlich jeder in Deutschland nehmen. Bei meinem vorherigen Unternehmen gab es beispielsweise die Möglichkeit, einen zwei- bis sechsmonatigen beziehungsweise sogar einjährigen unbezahlten Ausstieg zu beantragen. Im Zuge dessen habe ich mich in Asien verliebt und dann gezielt nach einer Tätigkeit gesucht, der ich von dort aus nachgehen kann. Das ist in Deutschland in Festanstellung tatsächlich eher unüblich, man sucht ein bisschen nach der Nadel im Heuhaufen. Ich habe mit mehreren Unternehmen darüber gesprochen und Home-Office in Deutschland oder ab und an ein Wochenende im europäischen Ausland konnten sich einige noch vorstellen. Als ich dann aber von meinem Asien-Plan erzählt habe, haben die meisten eher mit Ablehnung reagiert. Zeitverschiebung, Entfernung und die Aussicht, dass ich immer mindestens drei bis vier Monate am Stück weg sein würde – schließlich fliegt man nicht jeden Monat von Bali nach Deutschland und zurück – haben viele abgeschreckt.
Mit Kooku stand ich früher schon einmal in Kontakt. Da ich das Unternehmen sehr positiv in Erinnerung hatte, habe ich mich während eines Deutschlandaufenthaltes sofort dort beworben und dabei von Anfang an offen kommuniziert, dass ein Leben auf Bali mein Traum ist. Das ist übrigens ein Tipp, den ich allen Interessierten mit auf den Weg geben würde: Wer auf der Suche nach einem Remote-Job ist und entsprechende Absprachen treffen muss, sollte sich von Deutschland aus bewerben – aus dem Ausland gestaltet sich dieser Prozess erfahrungsgemäß eher schwierig. Außerdem habe ich Arbeitszeiten und Erreichbarkeit garantiert und mit meinem Arbeitgeber eine Probezeit im Büro vereinbart: ein bis drei Monate vor Ort, um die Tools, Prozesse und Strukturen kennenzulernen, die Kolleginnen und Kollegen zu treffen und ein wenig Vertrauen aufzubauen. Mein Abflug nach Bali stand unter der Prämisse, dass die Probezeit für alle Beteiligten gut läuft. Ich durfte dann bereits nach einem Monat los.
Waren mit deiner Abreise nach Bali Ängste verbunden?
Ja, natürlich hatte ich Ängste. Da ich zu diesem Zeitpunkt erst einen Monat bei Kooku gearbeitet hatte, war ich mir noch nicht sicher, ob alles klappen würde, das heißt, ob die Kommunikation funktionieren würde, ob ich gute Ergebnisse liefern könnte, die Kundenprojekte tatsächlich komplett remote laufen könnten und ich generell eine gute Arbeit für das Unternehmen leisten könnte.
Dein Arbeitsplatz ist der Co-Working-Space. Welche Vereinbarungen gibt es diesbezüglich? Könntest du theoretisch auch von deinem balinesischen Zuhause aus arbeiten?
Ja, ich könnte auch von zu Hause aus arbeiten. Ich persönlich habe eher gerne eine Arbeitsumgebung und eine private Umgebung. Dazu kommt, dass bei Remote-Arbeit auch immer die Gefahr der sozialen Isolation besteht. Deshalb arbeite ich sehr gerne im Co-Working-Space, wo ich mit vielen anderen interessanten Menschen, die die unterschiedlichsten Dinge tun, zusammenkomme. Ich habe meinen Arbeitgeber zu Beginn gefragt, ob er bereit wäre, die monatlichen Kosten für meinen Platz im Co-Working-Space zu tragen, da er ja auch unser Büro in Berlin finanziert. Zusätzlich wurde mir Remote-Equipment zur Verfügung gestellt wie zum Beispiel Laptop-Ständer, Tastatur und Maus, damit ich auch vernünftig arbeiten kann. Ich hätte mir auch noch einen Monitor bestellen können, das habe ich jetzt aber noch nicht gemacht. Soweit ich weiß, können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber diese Kosten auch von der Steuer absetzen.
Gibt es deiner Meinung nach persönliche Voraussetzungen, die man für ein hundertprozentiges Remote-Arbeitsleben mitbringen sollte?
In erster Linie kommt es natürlich auf die Art des Jobs an. Remote-Arbeit generell bedeutet ja erst einmal nichts anderes, als außerhalb des Büros zu arbeiten. Sei es innerhalb von Deutschland oder einem anderen Land. Ich glaube, die Herausforderungen sind ungefähr die gleichen – bis auf die Zeitverschiebung. Man muss auf jeden Fall sehr gut organisiert und strukturiert sein, seine Tage und Wochen gut einteilen, in der Lage sein, sich selbst für seinen Job, für seine Aufgaben zu motivieren. Eine gute Tagesstruktur hilft da einfach. Mir zum Beispiel hilft es, jeden Tag zur gleichen Zeit im Co-Working-Space anzukommen und dort meinen Aufgaben nachzugehen. Ich hätte, denke ich, Probleme damit, im Home-Office zu arbeiten. Da kann ein Tag schon sehr lang werden. Darüber hinaus ist es meiner Meinung nach wichtig, Ausgleiche zu schaffen, beispielsweise durch Bewegung, und eine soziale Struktur, wie sie auch im normalen Büro vorhanden ist. Wenn man sich komplett alleine organisieren, motivieren und strukturieren muss, dann hat so etwas noch mal mehr Bedeutung.
Das heißt, man benötigt ein hohes Maß an Selbstdisziplin.
Absolut. Man darf sich natürlich auch nicht zu stark ablenken lassen – in meinem Fall durch das aufregende Inselleben auf Bali –, sondern muss für sich klar festlegen: „Okay, von Montag bis Freitag liegt mein Fokus auf der Arbeit.“ Ich versuche, unter der Woche regelmäßig zum Sport zu gehen, viel mehr passiert jedoch nicht. Ich lebe einen normalen Alltag, wie ich ihn auch in Deutschland hatte. Absolut wichtig sind außerdem Erreichbarkeit und Zuverlässigkeit gegenüber dem Team und der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber – obwohl ich physisch abwesend bin, bin ich präsent und stelle sicher, dass Projekte planmäßig vorankommen. Im Endeffekt entscheiden natürlich auch die Ergebnisse. Je besser die Ergebnisse sind, desto mehr Freiheiten hat man natürlich auch.
Hattest du schon einmal das Gefühl, dass auf dir ein höherer Rechtfertigungsdruck lastet als auf Kolleginnen und Kollegen, die vor Ort arbeiten?
Am Anfang schon, ja. Natürlich muss zunächst ein gewisses Grundvertrauen etabliert werden und nicht zuletzt zählen, wie gesagt, die Arbeitsergebnisse. Wenn die Arbeitsergebnisse stimmen, habe ich sehr viel Entscheidungs- und Handlungsspielraum. Tauchen vereinzelt Probleme auf, muss man gewisse Dinge schon eher rechtfertigen.
Fühlst du dich ausreichend in dein Team integriert? Oder hast du manchmal das Gefühl, ein wenig abseits zu stehen und etwas zu verpassen?
Nein, das hatte ich bis dato eigentlich nicht. Wir tauschen uns täglich mehrfach aus, haben Teamgespräche, arbeiten gemeinsam an Projekten. Außerdem hatten wir im Team auch andere Remote-Mitarbeiter: Frankreich, Spanien, Köln. Viele Kolleginnen und Kollegen sind in Berlin, aber es gab und gibt zeitweise immer einige, die kurz- oder längerfristig nicht da sind. Dadurch ist man kein Außenseiter.
Vorhin bist du bereits auf einige wichtige Tools eingegangen. Wie genau hältst du den Kontakt zu deinen Kolleginnen und Kollegen aufrecht?
Genau, wir haben Microsoft Teams. Das ist quasi unser virtuelles Büro, in dem wir verschiedene Kanäle für verschiedene Kunden und Projekte pflegen. Hier kommunizieren wir und stellen die Informationstransparenz sicher. Darüber hinaus nutzen wir noch andere Microsoft-Tools wie beispielsweise OneNote, Planner und To-Do, um unsere Projekte zu organisieren und eine hohe Qualität unseres Projektmanagements zu gewährleisten. Darüber kann man natürlich auch Video-Calls und Besprechungen machen. Das funktioniert alles sehr gut! Wir nutzen keine Papierunterlagen mehr.
Das klingt nach einem hohen Dokumentationsaufwand im Austausch für ein solches Maß an Freiheit.
Genau. Wir arbeiten zum Beispiel auch mit einem Zeiterfassungs-Tool: Da wir auf Stundenbasis für Kunden arbeiten, ist es notwendig, dass wir unsere geleisteten Stunden zuverlässig erfassen. Darüber hinaus dokumentieren wir exakt, was wir getan haben – schließlich hat der Kunde ein berechtigtes Interesse daran, zu erfahren, was mit seinem Geld geschieht. Die Zeiterfassung ist somit nicht nur für Remote-Arbeiter obligatorisch, sondern für das gesamte Team.
Vorhin hast du erwähnt, dass du verantwortlich für ein Team bist. Hast du Tipps für digitale Führung? Gibt es Probleme und Hindernisse?
Unbedingt notwendig ist meiner Meinung nach Kommunikation! Nicht am anderen Ende der Welt „verloren gehen“, sondern in Kontakt bleiben. Unsere zweiwöchentlichen Feedback-Talks finden immer statt. Auch wenn man manchmal denkt, es gäbe nichts zu besprechen, treten im Laufe des Gesprächs doch immer wichtige Themen zutage. Da ich nicht in jedes Projekt selbst involviert bin, hole ich häufig Feedback von anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein, mit denen die Mitglieder meines Teams zusammenarbeiten. Aber ich glaube fest daran, dass die regelmäßige, offene Kommunikation das Wichtigste ist: Erreichbarkeiten sicherstellen. Mit dem Team absprechen, wann wer verfügbar ist. Probleme und Hindernisse, die dadurch entstehen, dass ich nicht vor Ort bin? Konnte ich bisher noch keine feststellen. Ich denke, dass es nicht zuletzt auf die beteiligten Personen, die Art der Kommunikation und die allgemeine Stimmung im Unternehmen ankommt. Ich habe weniger das Gefühl, dass die Art der Zusammenarbeit dadurch beeinflusst wird, ob man vor Ort oder remote arbeitet.
Gibt es Momente, in denen du dir wünschen würdest, im Büro sein zu können?
Ja, manchmal. Im Ausgleich dafür, dass ich so weit weg bin, stelle ich jedoch sicher, mich in nicht allzu großen Abständen auf den Weg nach Deutschland zu machen, um in unserem Berliner Büro sein zu können. Ungefähr alle fünf bis sechs Monate bin ich über einen längeren Zeitraum dort anzutreffen. Die Sehnsucht ist zwischendrin nicht zu groß.
Was sind deiner Meinung nach die Schwächen von Remote-Arbeit?
Die Schwächen? Also, ich würde es eher Herausforderungen nennen! Challenges sind auf jeden Fall die sozialen Themen: nicht hinter dem eigenen Laptop zu versinken und in die soziale Isolation reinzurutschen, sondern in Kontakt mit anderen zu bleiben. Ich bemühe mich, diesbezüglich keine Bequemlichkeit einkehren zu lassen, sondern immer aktiv zu bleiben. Das halte ich für sehr wichtig. Dadurch, dass wir digital sehr gut aufgestellt sind und uns mit unseren Tools sehr gut strukturieren können, sehe ich keine weiteren großen Herausforderungen.
Könntest du dir vorstellen, dass in Zukunft ganze Teams remote arbeiten, also der Kontakt nur noch virtuell stattfindet und es überhaupt kein Büro mehr gibt? Wäre so etwas realisierbar? Und wenn ja, was wäre dazu notwendig?
Ja, das kann ich mir auf jeden Fall vorstellen! In den USA beispielsweise gibt es bereits Unternehmen, die kein Büro haben und noch nie eines hatten. Ich bin überzeugt, dass die richtigen Tools und Kommunikationsregeln dies ermöglichen. Für wichtig halte ich, mindestens einmal im Jahr ein Teamevent zu organisieren, bei dem alle zusammenkommen können. Sich vor der Zusammenarbeit auch mal persönlich beim Kunden vorzustellen, macht zusätzlich einen großen Unterschied – man lernt sich einfach auf einer anderen Ebene kennen. Ansonsten kommt es meines Erachtens vor allen Dingen auf das Geschäftsmodell an. Kann ich meinen Service remote anbieten oder gibt es Lücken? Ich glaube, das ist eine größere Challenge als die tatsächliche Zusammenarbeit im Team.
Abschließend würde ich gerne wissen, wie es nun bei dir weitergeht. Wirst du auf Bali bleiben, noch mal neues Abenteuer suchen oder vielleicht sogar langfristig nach Deutschland zurückkehren?
Bedingt durch die Corona-Krise bin ich aktuell erst einmal wieder zurück in Deutschland. Als Nächstes würde ich gerne nach Portugal gehen. Dort ist die Landschaft ähnlich schön wie auf Bali: Klippen, Surfen, Strände. Der Vorteil ist, dass Portugal ein wenig näher an zu Hause ist, so ist die Zeitverschiebung natürlich viel geringer und die Arbeitszeiten passen besser zu denen in Deutschland. Das wäre mein nächstes Ziel für den Spätsommer. Mal sehen, wie es mir dort gefällt.
Super. Vielen Dank für das Interview!
