Telefoninterview: Tipps und Tricks wie dies gelingt

Obwohl in der heutigen Zeit das Smartphone ein fester Bestandteil im Leben vieler ist, telefonieren immer weniger Menschen gerne. Stattdessen setzen sie vermehrt auf E-Mails und Chats, dabei kann gerade im Bewerbungsprozess ein kurzer Anruf sowohl Unternehmen als auch Kandidaten viel Zeit und Geld sparen. Nicht umsonst ist das Telefoninterview mittlerweile das zweit beliebteste Auswahlverfahren, gleich hinter dem persönlichen Bewerbungsgespräch.  

Warum ein Telefoninterview führen?  

Nach dem Einreichen der Bewerbungsunterlagen und der Sichtung dieser, ist ein Telefoninterview immer öfters der nächste Schritt. Dabei dient das Telefoninterview als erstes Kennenlernen. So kann sich das Unternehmen einen ersten Eindruck vom Kandidaten machen und wichtige Fragen schnell und einfach klären. Gerade bei Stellen, auf die sich viele Kandidaten bewerben, kann so eine bessere Vorauswahl getroffen werden. Das erleichtert den Bewerbungsprozess nicht nur für die Unternehmen sondern auch für die Kandidaten. Wenn bereits beim Telefoninterview deutlich wird, dass die Vorstellungen von dem Unternehmen und dem Kandidaten zu weit auseinander liegen, so kann auf eine Anreise zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch verzichtet werden. Gerade in einer Zeit, in der neue Jobs auch schon einmal weiter weg sein können, spart dies viel Zeit und Geld.  

Vor dem Telefoninterview 

Bei einem Telefoninterview haben Unternehmen die Wahl: Die gängige Variante ist es, dem Kandidaten vorher per E-Mail mitzuteilen, dass dieser aufgrund seiner vielversprechenden Bewerbungsunterlagen in der engeren Auswahl ist und können ihm dann entweder selbst einen Termin vorschlagen oder den Kandidaten um eine Terminauswahl bitten. Alternativ ist jedoch auch ein Spontaninterview denkbar, bei dem der Kandidat angerufen wird, ohne vorab informiert zu werden. Allerdings ist hier die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, den Kandidaten in einem ungünstigen Moment zu erwischen, worunter die Gesprächsqualität leiden kann, u.a. durch zu laute Hintergrundgeräusche oder schlechten Empfang.  

Wichtig ist es auch, vorab zu entscheiden, welche Person das Interview führen sollte. Beim Telefoninterview werden nicht nur die Kandidaten näher kennen gelernt, sondern auch der Kandidat erhält einen ersten Eindruck vom Unternehmen. So kann dieser beispielsweise Fragen, die sich im Vorfeld ergeben, direkt an seinen Gesprächspartner stellen. Sollte dieser allerdings keine adäquate Antwort auf Rückfragen haben, kann dies beim Kandidaten einen unseriösen Eindruck erwecken. Dies kann u.a. der Fall sein, wenn auf externe Headhunter oder Recruiter seitens des Unternehmens zurückgegriffen wird. Wir von Kooku sind uns dieses Problems bewusst, weswegen wir oft Interim in Unternehmen arbeiten. So sind wir Teil des Unternehmens, lernen es mit allen Facetten kennen und können so umfangreich Auskunft geben.  

Darüber hinaus muss zudem entschieden werden, ob es sich um ein normales Telefonat handeln soll oder aber um ein Interview per Video. Beides hat seine Vorteile: Während sich beim Videointerview beide Seiten sehen können, bietet das normale Telefonat mehr Flexibilität, da zum Beispiel keine stabile Internet Verbindung notwendig ist.  

Die Struktur des Telefoninterviews  

Die Dauer eines Telefoninterviews lässt sich nicht pauschal festlegen, da diese je nach Unternehmen, zu besetzende Position und Kandidat variieren kann. Jedoch sollte ungefähr eine halbe Stunde für das Interview veranschlagt werden, während der die wichtigsten Fragen zum Unternehmen, der Stelle und dem Kandidaten geklärt werden können 

Das Telefoninterview ist dabei im Wesentlichen in vier Teile untergliedert:  

1. Einstieg

2. Selbstvorstellung des Kandidaten

3. Präsentation von Job und Unternehmen  

4. Klärung wichtiger Eckdaten 

Wie bei einem normalen Vorstellungsgespräch sollte der Interviewer nicht mit der Tür ins Haus fallen, sondern stattdessen mit ein wenig Smalltalk beginnen und sich selbst in wenigen Sätzen vorstellen und einen Überblick über den Gesprächsverlauf geben.  

Danach sollte der Interviewte zu Wort kommen und sich selbst vorstellen. Dabei sollte er von seinem Hintergrund und seiner bisherigen Erfahrung berichten sowie von seinen Vorstellungen und Wünschen. Zudem sollte er darlegen, warum er sich gerade für die Stelle / das Unternehmen interessiert. Auch wenn der Hauptredeanteil beim Kandidaten liegen sollte, kann der Interviewer das Interview mit Fragen entsprechend lenken. So wären mögliche Beispielfragen: 

– Erzähl mir bitte von Deinem letzten Job. 
– Was war das für ein Unternehmen?
– Was waren Deine Aufgaben?  

Im Idealfall findet das Unternehmen im Bewerbungsverfahren nicht nur den richtigen Kandidaten für die zu besetzende Position, sondern schafft es auch, diesen für sich zu gewinnen. Daher ist es wichtig, dass auch das Unternehmen einen guten ersten Eindruck hinterlässt und sich entsprechend vorstellt. Wichtige Aspekte sind daher:  

– Kurzvorstellung des Unternehmens 
– Aufgaben-und Verantwortungsbereich der Stelle
– Ausblick auf die (realistische) Zukunft der Position
– Benefits, Team, Arbeitszeiten 

Auch wenn der Interviewer alles Wichtige über das Unternehmen und die Stelle aufzeigen sollte, sollte er jedoch nicht zu sehr ins Reden kommen, sondern stattdessen in Kürze die prägnantesten Infos präsentieren. 

Zum Abschluss sollten noch die wichtigsten Eckdaten geklärt werden. Diese sind:  

– Verfügbarkeit / möglicher Starttermin
– Ausblick auf den weiteren Prozess
– Gehaltsvorstellungen

Welche No-Gos gibt es?  

Während ein Kandidat zum Beispiel nie in Jogginghose zum persönlichen Bewerbungsgespräch kommen oder der Repräsentant des Unternehmens die ganze Zeit Kaugummi kauen würde, gibt es bei auch beim Telefoninterview einige No-Gos – sowohl für Interviewer als auch Interviewte: 

1. Gehen Sie nicht unvorbereitet ins Telefoninterview 

Eine beliebte Frage beim Telefoninterview ist die Frage: Warum haben Sie sich für unser Unternehmen entschieden? Wenn Sie auf diese Frage gar nicht oder nur nach langem Zögern mit irgendwelchen Floskeln oder sogar falschen Annahmen antworten, macht dies keinen guten Eindruck. Genauso wichtig ist es, dass Sie als Interviewer den richtigen Lebenslauf des Kandidaten vor sich liegen haben und somit die richtigen Fragen dazu stellen können, als den falschen vor sich liegen zu haben und falsche Frage dem Kandidaten am Telefon stellen.  

2. Den Gesprächspartner unterbrechen 

Auch am Telefon gelten Gesprächsregeln. Entsprechend wichtig ist auch hier, dass der jeweilige Gesprächsteilnehmer nicht unterbrochen wird. Dies erleichtert den Gesprächsfluss erheblich und lässt ein gutes Gespräch zwischen beiden Parteien entstehen.  

3. Die eigenen Unterlagen nicht kennen 

Zwar sollte jede Person ihren eigenen Lebenslauf am besten kennen, trotzdem ist es wichtig, sich vorher nochmal die wesentlichen Punkte vor Augen zu führen. Es ist toll, sich an verschiedene Praktika aus der Vergangenheit erinnern zu können, allerdings sollten Sie darüber nicht die drei Jahre Berufserfahrung in einem angesehenen Unternehmen in der Branche, in der Sie jetzt arbeiten wollen, vergessen. Gleiches lässt sich auch auf Unternehmen übertragen. Diese sollten ebenfalls die wesentlichen Fakten ihres Unternehmens kennen, um eine authentische Darstellung darüber zu geben, was der Kandidaten von dem Unternehmen erwarten kann und welche Werte es verkörpert.   

4. Unhöflichkeit 

Natürlich kann es vorkommen, dass sich die jeweiligen Gesprächspartner nicht auf Anhieb sympathisch sind. Trotzdem sollte hier stets die Contenance gewahrt werden und auf Augenhöhe mit einander gesprochen werden. 

Tipps und Tricks  

 Zum Schluss noch ein paar Tipps & Tricks, wie Ihr Telefoninterview ein Erfolg wird: 

1. Sprechen Sie in einer angemessenen Lautstärke.
2. Sprechen Sie weder zu schnell noch zu langsam. 
3. Ein aufrechter Sitz beim Telefonieren stärkt die Stimme und beeinflusst die Atmung positiv.
4. Lassen Sie den anderen ausreden. 
5. Stellen Sie sicher, dass Sie das Gespräch in einer ruhigen Umgebung führen und erreichbar sind bzw. Empfang haben.
6. Bereiten Sie sich auf das Gespräch in Ruhe vor. Legen Sie sich zum Beispiel einen Notizblock und einen Stift bereit sowie Ihre wichtigsten Unterlagen. 
7. Führen Sie das Gespräch nicht zwischen Tür & Angel oder zum Beispiel direkt nach dem Sport, sondern am besten am (heimischen) Schreibtisch sitzend 

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