Obwohl in der heutigen Zeit das Smartphone ein fester Bestandteil im Leben vieler ist, telefonieren immer weniger Menschen gerne. Stattdessen setzen sie vermehrt auf E-Mails und Chats, dabei kann gerade im Bewerbungsprozess ein kurzer Anruf sowohl Unternehmen als auch Kandidatinnen und Kandidaten viel Zeit und Geld sparen. Nicht umsonst ist das Telefoninterview mittlerweile eines der beliebtesten Auswahlverfahren und rangiert gleich hinter dem persönlichen Bewerbungsgespräch.
Warum ein Telefoninterview führen?
Nach dem Einreichen der Bewerbungsunterlagen und der Sichtung dieser ist ein Telefoninterview immer öfter der nächste Schritt. Dabei dient das Telefoninterview als erstes Kennenlernen. So kann sich das Unternehmen einen ersten Eindruck von den Bewerberinnen und Bewerbern machen und wichtige Fragen schnell und einfach klären. Gerade bei Stellen, auf die sich viele Kandidatinnen und Kandidaten bewerben, kann so eine bessere Vorauswahl getroffen werden. Das erleichtert den Bewerbungsprozess. Wenn bereits beim Telefoninterview deutlich wird, dass die Vorstellungen von Unternehmen und Kandidatinnen und Kandidaten zu weit auseinanderliegen, so kann auf eine Anreise zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch verzichtet werden. Gerade in einer Zeit, in der Jobs auch schon einmal weiter weg sein können, spart ein solches Vorgehen viel Zeit und Geld.
Vor dem Telefoninterview
Bei einem Telefoninterview haben Unternehmen die Wahl: Die gängige Variante ist es, den Kandidatinnen und Kandidaten vorher per E-Mail mitzuteilen, dass diese aufgrund ihrer vielversprechenden Bewerbungsunterlagen in der engeren Auswahl sind, und ihnen daraufhin entweder selbst einen Termin vorzuschlagen oder umgekehrt um eine Terminauswahl zu bitten. Alternativ ist jedoch auch ein spontanes Interview denkbar, bei dem die Kandidatinnen und Kandidaten angerufen werden, ohne sie vorab zu informieren. Allerdings ist hier die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, die Kandidatinnen und Kandidaten in einem ungünstigen Moment zu erwischen, worunter die Gesprächsqualität leiden kann, u.a. durch zu laute Hintergrundgeräusche oder schlechten Empfang.
Wichtig ist ebenso, vorab die interviewende Person zu bestimmen. Schließlich hinterlässt auch das Unternehmen im Rahmen des ersten Interviews einen Eindruck bei den Bewerberinnen und Bewerbern. Die interviewte Person sollte die Fragen der Bewerberin oder des Bewerbers zuverlässig beantworten können.
Darüber hinaus muss entschieden werden, ob das Interview per Telefon oder als Videocall durchgeführt werden soll. Beide Optionen bringen Vorteile mit sich: Während sich beim Videointerview beide Seiten sehen können, bietet das normale Telefonat mehr Flexibilität, da zum Beispiel keine stabile Internetverbindung notwendig ist.
Die Struktur des Telefoninterviews
Die Dauer eines Telefoninterviews lässt sich nicht pauschal festlegen, da sie in Abhängigkeit von Unternehmen, zu besetzender Position und Kandidatin oder Kandidat variieren kann. Prinzipiell sollte mindestens eine halbe Stunde für das Interview veranschlagt werden, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Punkte und Fragen ohne Hast geklärt werden können.
Das Telefoninterview ist dabei im Wesentlichen in vier Teile untergliedert:
1. Einstieg
2. Selbstvorstellung der Kandidatin bzw. des Kandidaten
3. Präsentation von Job und Unternehmen
4. Klärung wichtiger Eckdaten
Wie bei einem normalen Vorstellungsgespräch sollte die interviewende Person nicht mit der Tür ins Haus fallen, sondern stattdessen mit ein wenig Smalltalk beginnen, sich selbst in wenigen Sätzen vorstellen und einen Überblick über den Gesprächsverlauf geben.
Danach sollte die interviewte Person zu Wort kommen und die Gelegenheit erhalten, sich selbst vorzustellen. Dabei sollte sie über ihren Hintergrund und ihre bisherigen Erfahrungen, Vorstellungen und Wünsche berichten. Zudem sollte sie darlegen, weshalb sie sich für Stelle und Unternehmen interessiert. Auch wenn der Hauptredeanteil bei der Bewerberin bzw. dem Bewerber liegen sollte, so liegt es an der interviewenden Person, das Gespräch anhand verschiedener Fragen lenken. Denkbar wären hier beispielsweise:
– Erzähle mir bitte von Deinem letzten Job.
– Was war das für ein Unternehmen?
– Was waren Deine Aufgaben?
Im Idealfall findet das Unternehmen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht nur die richtige Person für die zu besetzende Stelle, sondern schafft es darüber hinaus, diese für sich zu gewinnen. Hierfür ist es wichtig, dass auch das Unternehmen einen guten ersten Eindruck hinterlässt und sich entsprechend vorstellt. Wichtige Aspekte dabei sind:
– Kurzvorstellung des Unternehmens
– Aufgaben- und Verantwortungsbereich der Stelle
– Ausblick auf die (realistische) Zukunft der Position
– Benefits, Team, Arbeitszeiten
Die interviewende Person sollte stets darauf achten, die wichtigsten Informationen vollständig und prägnant zu präsentieren.
Zum Abschluss sollte noch die Klärung der wichtigsten Eckdaten erfolgen:
– Verfügbarkeit/möglicher Starttermin
– Ausblick auf den weiteren Prozess
– Gehaltsvorstellungen
Welche No-Gos gibt es?
Im Rahmen des Telefoninterviews gibt es sowohl für die interviewte als auch die interviewende Person einige No-Gos:
1. Keine oder unzureichende Vorbereitung auf das Telefoninterview
Eine beliebte Frage beim Telefoninterview ist: „Warum haben Sie sich für unser Unternehmen entschieden?“ Kann diese Frage überhaupt nicht oder nur nach langem Zögern beantwortet werden, hinterlässt dies keinen guten Eindruck. Für die interviewende Person ist es relevant, den Lebenslauf der Kandidatin bzw. des Kandidaten im Vorhinein zu sichten und gegebenenfalls Fragen zu notieren.
2. Die Gesprächspartnerin oder den Gesprächspartner unterbrechen
Auch am Telefon gelten Gesprächsregeln. Dazu gehört, aufmerksam zuzuhören und das Gegenüber ausreden zu lassen. Dies erleichtert den Gesprächsfluss erheblich und lässt ein gutes Gespräch zwischen beiden Parteien entstehen.
3. Die eigenen Unterlagen nicht kennen
Zwar sollte jede Person ihren eigenen Lebenslauf am besten kennen, trotzdem ist es wichtig, sich vorher noch einmal die wesentlichen Punkte vor Augen zu führen. Welche vorherigen Stationen sind für die Position, für die ich mich interessiere, relevant? Welche Fertigkeiten wurden erworben, die nun von Interesse sein könnten? Gleiches lässt sich auch auf das Unternehmen übertragen: Die interviewende Person sollte die wesentlichen Fakten ihres Unternehmens kennen, um authentisch darstellen zu können, was die Bewerberin oder der Bewerber erwarten kann und welche Werte das Unternehmen verkörpert.
4. Unhöflichkeit
Natürlich kann es vorkommen, dass die Gesprächspartnerinnen bzw. Gesprächspartner sich nicht auf Anhieb sympathisch sind. Trotzdem sollte stets die Contenance gewahrt werden und ein Austausch auf Augenhöhe stattfinden.
Tipps und Tricks
Zum Schluss noch ein paar Tipps und Tricks, wie das Telefoninterview ein Erfolg wird:
1. Sprich in einer angemessenen Lautstärke.
2. Sprich weder zu schnell noch zu langsam.
3. Ein aufrechter Sitz beim Telefonieren stärkt die Stimme und beeinflusst die Atmung positiv.
4. Lasse dein Gegenüber ausreden.
5. Stelle sicher, dass du das Gespräch in einer ruhigen Umgebung führst und erreichbar bist bzw. Empfang hast.
6. Bereite dich in Ruhe auf das Gespräch vor. Lege dir einen Notizblock und einen Stift sowie deine wichtigsten Unterlagen bereit.
7. Führe das Gespräch nicht zwischen Tür und Angel oder beispielsweise direkt nach dem Sport, sondern am besten am (heimischen) Schreibtisch sitzend.
